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  • Votre entreprise est-elle conforme aux nouvelles réglementations sur les données personnelles ?

    Comment se préparer à se conformer au GDPR ?

    Par Arnaud Revert, président directeur général d’Iron Mountain France

    Et comprendre son impact sur les processus de gestion de l’information et l’appréhender dans un contexte réglementaire plus général.

    Il peut s’en passer, des choses, en deux ans. D’ici 2018, la première greffe de tête humaine aura peut-être déjà eu lieu, tout comme la disparation d’Adobe Flash ou la sortie effective du Royaume-Uni de l’UE, et le volume de données exploitables par les entreprises pourrait être cinq fois plus important qu’aujourd’hui, selon IDC.

    Deux ans, c’est justement le temps qu’il reste aux entreprises pour se conformer aux nouvelles réglementations européennes sur le traitement des données personnelles. Le changement s’annonce radical pour certaines, et d’autant plus complexe à mettre en œuvre que le volume de données à traiter ne cesse de croître.

    Le Parlement européen a adopté le nouveau règlement général sur la protection des données ou GDPR (General Data Protection Regulation) début 2016 pour renforcer la protection des données personnelles face à la digitalisation de l’économie. Sa mise en application n’interviendra qu’en 2018, mais deux ans pour prendre connaissance des nouvelles exigences en vigueur, faire le point des pratiques actuelles et se mettre en totale conformité, c’est moins long qu’il n’y paraît.

    Les six étapes préalables qui suivent devraient aider les entreprises à bien comprendre l’impact du GDPR sur leurs processus de gestion de l’information et comment l’appréhender dans un contexte réglementaire plus général.

    Qu’est-ce que le GDPR ?

    Destiné à renforcer la protection des données personnelles face à la digitalisation de l’économie, le GDPR est de loin la plus grande réforme de notre siècle en matière de protection des données. Il définit, en une cinquantaine d’articles, les règles d’utilisation et de stockage des données personnelles au sein de l’UE. Son principal objectif est de protéger le droit de tout citoyen européen de décider si, quand, comment et à qui ses informations personnelles peuvent être divulguées, et comment elles peuvent être utilisées.

    Pour l’Information Commissioners Office, il est urgent que les entreprises se préparent à la mise en conformité au GDPR. Mais un grand nombre d’entre elles ignorent encore comment ce nouveau règlement les affectera et quelles répercussions il aura.

    En prenant dès à présent les mesures qui suivent, les entreprises pourront identifier et localiser leurs informations personnelles afin de mieux cerner leurs obligations de gestion vis-à-vis du GDPR. Pourquoi attendre quand on sait que tout contrevenant s’expose à une amende de plusieurs millions d’euros ?

    Etape 1 – Savoir ce que sont les données personnelles et si l’entreprise en a en sa possession.

    La première étape pour identifier les dispositions de la nouvelle législation s’appliquant à l’entreprise consiste à cerner ce que désignent les « données personnelles ». Au sens du GDPR, les données personnelles incluent toutes les informations qui permettent d’identifier, de manière directe ou indirecte, la personne à laquelle elles se rapportent. Elles comprennent également les identifiants de connexion, les cookies et les adresses IP. Le GDPR impose ainsi à tout responsable des données d’une entreprise, d’être en mesure de localiser toutes les données personnelles dont il a la charge et de démontrer qu’il comprend les risques associés et sait les atténuer.

    Etape 2 – Déterminer comment le règlement GDPR s’applique au cas particulier de l’entreprise. 

    Pour identifier les dispositions du GDPR qui s’appliquent à l’entreprise, il est vital de bien comprendre la terminologie employée : données personnelles, champ d’application territorial, demande d’accès des personnes concernées par les données, évaluation de l’impact sur la protection des données (DPIA), droit à l’oubli et à la portabilité des données, et consentement (cf. notre centre de documentationou le glossaire de la pageeugdpr.org pour en savoir plus).

    Etape 3 – Localiser les informations dans l’entreprise. 

    Savoir où se situent les données personnelles dans l’entreprise est indispensable pour satisfaire les exigences du GDPR. Cela suppose une analyse minutieuse des données enregistrées sur les systèmes en interne, sur les ordinateurs personnels des salariés, dans les archives d’autres sites et même dans des classeurs, ainsi que des informations stockées par les fournisseurs, les prestataires externes et les partenaires commerciaux (traitant des données personnelles pour l’entreprise). 

    Etape 4 – Cartographier les données et classer chaque information.

    La cartographie des données localisées confère une vue à 360 degrés des informations papier et numériques disponibles dans l’entreprise, y compris les données personnelles. Le responsable des données pourra alors les localiser, y accéder et les contrôler rapidement. 

    Etape 5 – Faire le point des règles de rétention en vigueur et les actualiser.

    Une fois les informations localisées, il faut savoir ce que l’on peut en faire et combien de temps les conserver. Les règles de rétention en place doivent donc être conformes aux exigences juridiques, réglementaires et contractuelles pour ne conserver les données personnelles et autres archives que le temps nécessaire avant de les détruire et de pouvoir s’en justifier.

     Etape 6 – Sensibiliser les personnes concernées et rester réactif.

    Il est crucial que toutes les parties prenantes de l’entreprise connaissent leurs obligations. Personnel, prestataires, fournisseurs et autres personnes amenées à manipuler les données personnelles doivent obéir aux mêmes règles de rétention. Celles-ci doivent s’adapter de manière dynamique aux réglementations changeantes. 

    Si les exigences en matière de stockage de données personnelles ne sont pas nouvelles en Europe, le GDPR prévoit des amendes plus dissuasives que jamais, allant jusqu’à 4 % du chiffre d’affaires international du contrevenant ou 20 millions d’euros, pour quiconque contreviendra aux nouvelles dispositions de rétention des données.

    Ces six mesures sont un premier pas essentiel pour se prémunir de tels risques. Les entreprises ont tout intérêt à agir maintenant pour ne pas subir les conséquences potentiellement désastreuses d’une entorse aux nouvelles réglementations de protection des données.

     

     

     

  • Comment mettre en œuvre une cure de « data detox » ?

    L’été approche : envoyez vos données en cure de « Detox » !

     Par David Decloux, spécialiste des référentiels de données et de l’expérience client chez Informatica France

     

    Big Data, Master Data, Open Data… Les données sont, depuis toujours, la nourriture des systèmes d’information et le carburant des entreprises. Mais ces dernières années, les capacités de collecte, de stockage et d’analyse de ces données ont augmenté de manière exponentielle. Il s’agit donc maintenant de distinguer, dans cette masse, celles qui sont critiques au métier, nécessaire à l’organisme (l’information) et celles qui seront rejetées ou feront l’objet d’une accumulation malsaine (les déchets ou les graisses). Ces données inutiles viennent complexifier la gouvernance ainsi que l’identification et la mise en en valeur des informations indispensables. Gare à l’obésité, donc !

    Comment mettre en œuvre une cure de « data detox » afin de parvenir à une gestion et une vision saines de ses données ? Si à l’approche de l’été, certains commencent à se préparer « physiquement » pour la plage, David Decloux d’Informatica a mis au point un régime en 5 points pour en faire autant avec les données de l’entreprise. 

    1 – Ecoutez votre corps !

    Où exactement avez-vous mal ? Quels problèmes sur vos données sont les plus critiques pour l’entreprise ? Avant d’entreprendre une quelconque action « Detox », il s’agit d’identifier les erreurs d’alimentation qui doivent être corrigées. L’évaluation de ce type d’indicateurs peut être manuelle (mais fastidieuse), ou automatique, via des outils dits de « profiling ». La flexibilité de ces derniers pour créer, en plus des règles de base (champs vides, types non conformes, etc.), des règles spécifiques au métier, est un avantage primordial pour une découverte en profondeur et à forte valeur ajoutée pour l’entreprise (retro-engineering). C’est également l’opportunité d’en faire une vraie plateforme interactive pour les analystes de données, avec des tableaux de bord « instantanés » mais également un suivi sur la durée. Un outil parfaitement adapté pour mesurer le succès de votre cure « detox » et garder votre motivation intacte au fil du temps…

    2 – Eliminez les toxines !

    Une fois le diagnostic posé, quels principes actifs adopter pour votre régime ? L’objectif est d’éliminer, ou de limiter, l’apport au sein de l’organisme productif de 6 toxines primordiales : incomplétude, non-conformité, incohérence, inexactitude, duplication et corruption. Là encore, dans de nombreux cas, l’outil informatique vise à permettre le redressement des informations suivant ces 6 axes, tout en limitant le travail manuel d’un opérateur, dédié aux actions à forte valeur ajoutée. Il est tout aussi important de considérer dans ce processus l’ensemble des modes d’alimentation : l’en-cas restreint, rapide et ponctuel (temps réel), la prise globale, régulière et planifiée (batch) et le grignotage compulsif et ininterrompu (fil de l’eau). Une plateforme de qualité de données d’entreprise, permettant d’adresser de manière cohérente les 6 toxines sur l’ensemble des flux, est la clé d’une « detox » réussie, c’est-à-dire visible à tous les niveaux et valorisante, à l’intérieur comme à l’extérieur. 

    3 – Adoptez de sains principes !     

    Les cures « detox », même régulières, ne sont pas suffisantes. Eliminer les toxines, une fois ingérées par le système d’information, est indispensable mais la réussite passe aussi par un changement de ses habitudes « alimentaires » pour en limiter l’absorption. C’est la nécessité d’adopter de nouveaux comportements vis-à-vis de ses données, de contrôler de manière plus efficace leur acquisition, leur gestion et leur utilisation. C’est la gouvernance des données, tout simplement. Seules la définition et l’application de nouvelles règles permettront d’ajouter un volet préventif au seul volet curatif que représente la majorité des initiatives de qualité de données aujourd’hui. C’est ce schéma de gouvernance, cette charte de bonnes pratiques liées aux données, qui garantira la réalisation optimale de leur potentiel.

     4 – Attention aux sacrifices !

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    Les cures « detox » sont fatigantes. Adresser les problématiques de qualité de données, en particulier lorsque l’on n’en contrôle pas l’ensemble des points d’acquisition, est coûteux en ressources et en temps. Comme dans le cadre des régimes alimentaires, il faut s’assurer d’équilibrer le rapport bénéfices/risques. Si la notion de plaisir n’est évidemment pas transposable de la cuisine à l’entreprise, de telles cures sont exigeantes : gare à la fatigue du SI (Système Immunitaire ou Système Informatique) et de ses gardiens ! Il est facile de tomber dans le piège de gérer plus de données que nécessaire, ou à des niveaux d’exactitude et de fidélité qui ne sont pas requis (voir exemple ci-dessus). Les principes de gouvernance visent également à évaluer la pertinence de chaque donnée et le niveau optimal de qualité qui lui est associé, pour mettre en balance sacrifice et bénéfice, coût et ROI. Attention, donc, à ne pas « maîtriser » vos données au-delà de leur valeur pour l’entreprise…

     5 – Et pourquoi pas un jeûne ?

    Une idée polémique dans un contexte de course à l’accumulation préventive ou prévisionnelle de données de toutes sortes… Et pourtant, si l’objectif n’est évidemment pas de couper tous les flux d’alimentation, on peut légitimement se demander si l’entreprise n’aurait pas intérêt, de temps en temps, à prendre un peu de recul face à ses données. Pour en analyser, via ses processus de gouvernance, le coût, la finalité et les besoins. Une manière de s’assurer qu’on ne se perd pas dans des données qui, si elles ne sont plus impossibles à capturer et conserver, seront autant de perturbations ou d’éléments de déconcentration pour l’IT d’abord et pour les métiers ensuite. L’aspect réglementaire est également à prendre en compte ici, et le jeûne de certaines données peut très bien se voir imposé par les autorités, ou par la pression réputationnelle. Savoir adapter son régime et sa politique à la fois aux besoins et aux contraintes devient essentiel. Autant se priver volontairement (et publiquement ?) des données dont on a estimé qu’elles n’étaient pas indispensables plutôt que d’entrer dans des processus de déclaration, d’acceptation et de purge contraignants. Une donnée de qualité peut se révéler toxique pour l’entreprise si toutefois cette dernière n’a pas le droit de l’utiliser ou même de la connaître…

     

     

  • Les pièges de l’acquisition de clientèle

    Les pièges de l’utilisation des données externes pour l’acquisition de clientèle

    Selon Brandwatch, acteur du social intelligence

    Que vous les recoltiez vous-même ou que vous chargiez cette tâche à un tiers, il y a peu de doute quant à l’importance capitale des données dans le marché actuel. Les conseils d’administration, en particulier dans le domaine du marketing, s’accordent à reconnaître que les données peuvent être utilisées pour stimuler la croissance des entreprises. Cependant, ce que beaucoup de gens ne comprennent pas sont les pièges potentiels qui découlent du fait d’utiliser des données externes à l’entreprise.

    Imprécision

    Comme dans la plupart des cas, il y a des angles morts dans la collecte de données externes et leur analyse. Par exemple, les barrières linguistiques peuvent se révéler un problème pour les marques qui cherchent la visibilité globale. Par exemple, l’argot utilisé sur Twitter, oú les utilisateurs sont limités à 140 caractères: il peut rendre les messages trompeurs ou indéchiffrables, à moins d’avoir sous la main un traducteur natif. Un nom de marque pourrait aussi avoir un sens complètement différent dans un autre pays. Prenons le cas d’Avis, une des plus grandes entreprises de location de véhicules en Europe. Le suivi des mentions à leur marque à travers le continent révéla que pour la plupart des territoires, le nom de la marque était unique et synonyme de location de voiture, mais en France, “avis” est aussi synonyme d’«opinion». Et en Italie, c’est le nom d’un service de don de sang. Lors du classement des données, tout cela doit étre pris en compte afin de ne pas fausser les résultats.

    Bien entendu, certains de ces pièges son très facile à déceler et tombent sous le sens: les données de localisation en sont un bon exemple. Les gents peuvent déclarer vivre “sur la lune” ou “dans les nuages”, ce qui bien sûr est fort peu probable. Les données peuvent être également mal interprétées lorsqu’il s’agit de sentiments. Par exemple, au cours de la récente audition de Philip Green, ancien propriétaire de la chaîne de grands magasins britannique en faillite BHS, certains tweets qui paraissaient élogieux envers Green, étaient en fait négatifs en raison des subtilités de la langue anglaise.

    Le message à retenir est que les données ne peuvent pas dépeindre un profil absolu de votre clientèle. Il faut approfondir dans cette analyse, aller au delà des simples apparences. Heureusement, il existe des méthodes pour cela, grâce au social listening qui nous fournit une vision claire permettant de prendre les décisions correctes.

    Manque de pertinence

    Les personnes chargées de l’écoute sociale veulent obtenir à tout prix une analyse décisionnelle, mais se trouventconfrontées à une myriade d’outils sociaux qui reposent sur des paramètres prédéfinis qui ne sont pas toujours rattachables aux objectifs concrets de l’entreprise. Néanmoins, il est possible d’en tirer parti en creusant un peu plus profond sous la surface.

    Les vanity metrics, bien souvent des chiffres qui ne veulent rien dire, sont malheureusement le pain quotidien dans l’analyse sociale. Ils sont souvent populaires et très diffusés car ils se rapportent aux mesures de marketing traditionnelles, ce qui signifie qu’ils peuvent être adaptés à volonté par les experts en marketing au bon vouloir des marques. Le problème est que, même s’ils ont un impact immédiat et direct, ils ne valent pas grand chose dans le fond.

    Par exemple, qu’une vidéo que vous avez postée reçoive 50% plus de visites que les liens traditionnaux, ne veut pas dire que vous allez avoir un retour de bénéfice pour autant. Les Vanity metrics vous donnent le “quoi”, mais ils oublient le “pourquoi”. Et n’oubliez pas que l’intelligence décisionnelle dérive toujours du “pourquoi”.

    Le “pourquoi” se trouve dans l’intention, dans le contexte: de quoi parle cette vidéo? Qu’est- ce qu’elle propose? Si vous êtes capable de déceler quelles sont les points forts de votre marque, ceux qui sont capables de la rendre unique et inoubliable aux yeux du public, vous saurez du même coup quels sont vos principaux facteurs d’implication. Il s’agit de trouver quels contenus attirent le plus le client potentiel. Votre engagement varie lorsque vous parlez de la marque en general ou d’un produit en particulier? Recevez-vous plus de commentaires lorsque vous postez à propos d’un blog qui aide vos lecteurs à résoudre un problème concret? Il ne faut jamais tomber dans le piège d’ignorer le “pourquoi”. En considérant attentivement les données, vous trouverez peut-être les «sous-segments» cachés dans votre auditoire. Il est essentiel de tenir en compte que tout le monde ne suit pas une marque pour la même raison. Car deux personnes ayant exactement les mêmes données démographiques (sexe masculin, 42 ans, nés à Limoges), peuvent avoir des intérêts et personnalités diamétralement opposés.

    Les médias et les outils sociaux ont le potentiel d’aider les entreprises à recueillir des données externes et de les rapprocher de leurs clients. Ils peuvent servir à deviner ce qui motive le comportement des clients, et les mesures à adopter afin de les fidéliser, mais il faut toujours lire entre les lignes et les analyser en profondeur avant d’agir. En conclusion, l’astuce pour ne pas tomber dans le piège des données sociales se résume à la capacité de savoir quelle est la meileure approche analytique pour votre entreprise. Ne vous contentez pas de métriques prédéfinies qui n’indiquent que des généralités inutiles ou inexactes.

  • Big Data et Santé : ce que dit la législation

    Big Data et Santé : les données médicales relèvent d’une législation particulière

    par Lydie Balfet, Responsable Marketing et offres, NetExplorer

    Les données de santé occupent une place particulière dans le Big Data. Personnelles, sensibles mais aussi confidentielles, les données médicales relèvent d’une législation particulière. Qu’il s’agisse de la gestion d’un établissement de soin ou de la dématérialisation d’un dossier patient, leur nombre ne cesse d’augmenter. Est-il possible d’assurer la protection des données médicales, tout en permettant aux établissements et professionnels de santé de pouvoir les gérer facilement au quotidien ?

    Données de santé et confidentialité : une double protection juridique et technique

    Les données de santé, de par leur confidentialité, sont régies par le Code de la santé publique et plus particulièrement par l’article L. 1110-4. Celui-ci définit les conditions de cette protection juridique en autorisant l’échange de données de santé entre l’équipe de soin du même établissement ou des professionnels de santé d’entités différentes mais prenant en charge le même patient, sous réserve que celui-ci bénéficie du droit d’opposition. Par ailleurs, le patient peut accéder à ses données médicales, les faire rectifier, les mettre à jour ou les supprimer s’il le souhaite.

    Outre la protection juridique des données, des exigences techniques ont également été mises en place. Il s’agit ici des obligations de protection physique des données pour les professionnels de santé. Ils sont tenus de protéger les informations en les manipulant mais aussi en les stockant dans un environnement sécurisé. Pour cela, ils peuvent les conserver en interne ou faire appel à un hébergeur agréé pour les stocker.

    L’agrément « Hébergeur Agrée de Données de Santé » (HADS), a été créé afin de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la traçabilité des informations sensibles que constituent les données médicales. Le respect de nombreuses exigences est ici impliqué comme l’authentification forte, le chiffrement des données, la traçabilité des accès etc.

    Un cadre légal strict ne veut pas dire la fin de la collaboration au sein des établissements de santé

    Aujourd’hui, l’essentiel des informations liées au patient est dématérialisé. Il peut s’agir d’une prescription médicale, de résultat d’analyse, d’un dossier d’hospitalisation ou de tout autre information dont un professionnel de santé peut avoir connaissance. Par ailleurs, les médecins et les hôpitaux ne sont pas les seuls à manipuler des données de santé et à être soumis à cette législation particulière. Par exemple, toute application mobile qui traiterait des données à caractère médical est aussi obligée de passer par un tiers hébergeur agréé. Ce cadre légal concerne donc un volume immensément important de données, d’autant plus que le marché de l’e-santé est en forte croissance.

    S’il doit permettre de sécuriser les informations médicales des patients, ce cadre légal ne doit pas être un frein pour les établissements et professionnels de santé dans leur travail quotidien. En effet, ces données regroupent toutes les informations concernant un individu. Si l’on prend l’exemple d’un hôpital, il est important que l’ensemble de l’équipe soignante puisse accéder facilement et rapidement aux informations d’un patient.

    Aussi la loi autorise à ce qu’une application puisse se superposer à la couche d’hébergement agrée dans la mesure où celle-ci est compatible avec les prérequis de l’agrément. Ainsi, l’établissement ou le professionnel de santé peut se doter d’une solution de gestion et de partage de fichiers sécurisée compatible avec un hébergeur agrée, et allier à la fois conformité à la loi et collaboration.

     

     

  • Données clients fer de lance de l’e-commerce

    E-commerce : choyer ses données clients pour des campagnes de communication plus efficaces


    Par Jean-Luc Bouvier, Responsables de Marchés chez Uniserv France

    Avec un chiffre d’affaires de 64,9 milliards d’euros et une croissance de 14,3% en 2015, le e-commerce français occupe désormais une place centrale dans l’économie hexagonale et semble voué à se substituer de plus en plus complètement aux acteurs traditionnels de la vente à distance. Les acteurs du e-commerce sont ainsi amenés à gérer des quantités considérables de données clients : coordonnées, profils ou encore habitudes de consommation de millions de consommateurs. Ces données constituent l’un de leurs plus importants leviers de croissance, il est donc primordial de les traiter de manière efficace et d’optimiser leur utilisation. Quelles solutions existent pour rendre ces données clients plus facilement exploitables et en tirer le plus grand bénéfice ?

    Pour les acteurs du e-commerce, des données clients de bonne qualité sont avant tout la clé de campagnes de communication réussies.
    Nombre d’entre eux font reposer leur développement sur des leviers de fidélisation et de conquête de nouveaux clients dont l’efficacité dépend clairement des données clients utilisées : marketing direct, offres personnalisées, publicités ciblées, etc. Or, les données clients sont bien souvent stockées de façon éclatée par diverses entités au sein d’un même groupe et exploitées de façon différente par chacune d’entre elles.

    Des bases de données éclatées et hétérogènes
    Une réalité d’autant plus forte à l’heure du multicanal : call centers, applications, sites web et agences physiques collectent séparément de nombreuses informations qui se recoupent mais sont parfois conservées sous des formats différents. De plus, ces bases de données comptent souvent de nombreux doublons et contiennent des incohérences sources d’erreurs et de baisse d’efficacité des opérations de communication. Le retour sur investissement d’une campagne de mailing par exemple peut ainsi être fortement réduit si les clients sont contactés de façon répétée, si les destinataires sont ciblés de façon imprécise ou si les informations contenues dans le mail sont inexactes.

    Externaliser ou internaliser le processus ?
    Pour améliorer l’efficacité de leurs campagnes, les entreprises doivent donc mettre en place une réelle stratégie d’optimisation de leur base de données client. Une démarche qui commence par la réalisation d’un audit de qualité afin d’évaluer la capacité de ces données à être exploitées. Il pourra ensuite être décidé d’externaliser cette optimisation et de la confier à un prestataire spécialisé ou au contraire de la conduire en interne. Un choix qui repose sur la confidentialité des données, la capacité d’investissement et la stratégie globale de l’entreprise. Cependant, à partir d’un certain volume critique, il devient bien plus rentable d’investir dans un progiciel spécialisé que d’externaliser.

    Pour plus de clarté : le Master Data Management
    L’objectif de l’opération sera d’obtenir une base de données homogène dans laquelle les données seront disponibles dans un format unique et sans doublon. Pour chaque entrée, une « donnée maître » devra être définie puis rendue disponible à tous les services de l’entreprise. Cette technique dite de « Master Data Management » est automatisée par de nombreux progiciels de gestion de données clients. La clarté qu’ils apportent rendra également plus facile le traitement des données de nouveaux clients et fera donc gagner du temps à l’entreprise.

    Le web rendant plus facile les comparaisons entre enseignes, les internautes sont des clients particulièrement volatiles. La fidélisation est donc l’une des principales préoccupations des acteurs du e-commerce. L’amélioration de l’efficacité des campagnes de communication par l’optimisation de leurs bases de données est donc un enjeu extrêmement stratégique. Une amélioration qui se répercute de façon quantitative, en termes de nombre de clients fidélisés, mais aussi qualitative : l’expérience client étant considérablement supérieure lorsque la marque s’adresse de façon personnalisée à chacun de ses interlocuteurs.

  • PME : se mettre en conformité avec le nouveau règlement sur la protection des données de l’UE

    41% des PME de l’UE s’exposent au risque d’infraction aux futures lois sur la protection des données, rien qu’en décidant de tout conserver « au cas où »


    Alors que le compte à rebours est en marche pour se mettre en conformité avec le nouveau règlement général sur la protection des données de l’UE, Iron Mountain prévient les PME des risques qu’elles encourent faute de règles de rétention appropriées pour leurs archives.

    L’impact du nouveau règlement général sur la protection des données de l’UE ou GDPR (General Data Protection Regulation) risque de surprendre les 4 entreprises de taille moyenne sur 10 (entre 250 et 2500 salariés) en Europe, qui conservent indifféremment toutes leurs archives, sans appliquer les directives de rétention officielles.

    C’est sur ce point que le spécialiste des services de conservation et de gestion de l’information, Iron Mountain (NYSE: IRM) attire leur attention.

    Lors d’une étude réalisée avec PwC[i], Iron Mountain a découvert qu’une PME sur dix (11%) dans l’UE, archive ses informations sans tenir compte des recommandations de conditions de rétention et de protection des données, ce qui complique, voire rend impossible, l’identification des informations sensibles qu’il n’est pas légal de conserver indéfiniment.

    89% des entreprises conservent tout et pourtant les durées de conservation diffèrent

    Il ressort de l’étude que la plupart des entreprises conservent l’information pour pouvoir éventuellement la valoriser à l’avenir (89%) ou comme un filet de sécurité dans l’actuel contexte réglementaire qui devient de plus en plus complexe (87%). Beaucoup (42%) procèdent de la sorte pour s’assurer de pouvoir donner suite aux demandes d’investigation électronique (e-discovery).

    Mais l’Article 23 du nouveau règlement GDPR prévoit que les durées de rétention de tous types d’information (des e-mails aux messages instantanés, aux propositions et contrats) doivent être établies à compter de leur date de création.

    Ainsi, une approche non structurée de la rétention des archives peut exposer les entreprises à des risques, avec à la clé des sanctions potentiellement très lourdes. Le défaut de conformité à la nouvelle législation pourrait entraîner des pénalités d’au maximum 4% du chiffre d’affaires annuel mondial ou jusqu’à 20 millions d’euros, prenant en compte le montant le plus élevé.

    55% des entreprises laissent leur salariés décider seuls de conserver ou pas un email

    Des entreprises dépourvues de règles et processus ou qui n’informent pas correctement leurs salariés sur les directives à appliquer, prennent le risque que ceux-ci fassent comme bon leur semble. Une étude mondiale réalisée par l’AIIM[ii], communauté mondiale représentative des professionnels de l’information, a démontré que plus de la moitié (55%) des entreprises interrogées dans le monde, laissent leurs salariés décider seuls d’enregistrer ou de supprimer les e-mails, si bien que de nombreuses entreprises ignorent, ou sont dans l’incapacité de prouver, si des informations sensibles ont bien été supprimées conformément aux réglementations.

    « Il est compliqué, pour de nombreuses entreprises européennes, de savoir quelles informations conserver et pour quelle durée, étant donné que différentes règles s’appliquent à différents types d’information dans différents pays. Il est aussi risqué de conserver des archives trop longtemps, comme des données personnelles ou des candidatures non retenues à un poste, que de décider de les détruire trop tôt, comme dans le cas d’échanges par e-mail ou de dossiers médicaux qui peuvent être exigés dans le cadre de poursuites. Sans surprise, bon nombre d’entreprises préfèrent tout conserver. Mais cette pratique ne peut plus durer, surtout dans le cas d’informations personnelles. Dès 2018, les entreprises vont devoir prouver que chaque information qu’elles créent, est assortie d’une date de fin de vie. Les entreprises de toute taille vont donc devoir faire le point et savoir ce qu’elles détiennent, où se trouvent exactement les informations et combien de temps elles sont autorisées à les conserver. Nous recommandons aux entreprises de s’adjoindre les conseils d’experts », déclare Arnaud Revert, président directeur général d’Iron Mountain France.

    Les entreprises les plus anciennes sont plutôt celles qui conservent tout

    Iron Mountain et PwC ont découvert[iii] que les entreprises de plus de dix ans sont celles qui ont le plus tendance à amasser les données (57%) et qu’à l’inverse les entreprises en activité depuis moins de dix ans recherchent plus volontiers les conseils d’experts pour les aider à se mettre en conformité avec les règles de rétention : un peu plus d’un tiers (35%) reconnaissent solliciter des conseils juridiques et agir en conséquence, tandis que 29% confient la gestion de leurs règles de rétention à une tierce partie.

    Pour plus d’information et pour obtenir des recommandations pratiques et des astuces pour mieux se préparer au prochain règlement général sur la protection des données de l’UE, visitez: ironmountain.fr/RGPD

     

     

  • Quand la série Mr Robot s’invite en entreprise …

    Avant-première ‘Mr Robot’ : Prédictions pour une saison 2 imprévisible 

    par Corey Nachreiner Directeur Technique de WatchGuard Technologies

    La saison 2 de ‘Mr Robot’ va bientôt commencer, et je suis plutôt impatient, je dois l’admettre. La série n’est pas seulement un très bon thriller psychologique avec des personnages bien construits et un scénario captivant, c’est aussi une des premières productions à dresser un portrait prévis et réaliste de la sécurité informatique et du monde des cyber attaques.

    Apparemment, je ne suis pas le seul à le penser car la série a déjà remporté de multiples récompenses, dont plusieurs Golden Globes aux Etats Unis pour sa première saison.

    Au cours de la saison 1, j’ai testé l’efficacité des attaques mises en scène dans plusieurs articles ‘Mr Robot Rewind’ (Rétrospective Mr Robot). Ces articles avaient pour objectif d’analyser toutes les scènes traitant de la sécurité informatique et des cyber attaques afin de séparer la vérité de la fiction, et dans la plupart des cas, c’est la vérité qui a prévalu.

    En cette année où de vrais vols de données, les pirates et les cyber criminels font chaque jour la une des journaux, j’ai hâte de replonger et de découvrir quels genres de scénarios ingénieux va offrir la saison 2.

    Le dernier épisode de la saison 1 a laissé trop de question en suspens. Où est Tyrell ? Que s’est-il passé durant les trois jours pendant lesquels Elliot est resté silencieux ? Joanna connait-elle Elliot de près ou de loin ? Je suis aussi curieux que vous de connaître les réponses à ces questions, mais je vais me concentrer ici uniquement sur les aspects liés à la sécurité informatique et au piratage restant non résolus à la fin de la saison 1.

    Voici quatre prédictions liées directement à la technologie de l’information pour la saison 2 de ‘Mr Robot’.

    Prédiction n°1 – Les données d’Evil Corp font leur retour

    Le principal scénario d’attaque de la saison 1 tourne autour de Fsociety qui entreprend de remettre en question la dette mondiale du ‘prolétariat’ en effaçant complètement les données d’E-Corp (Evil Corp). Pour ce faire, ils accèdent par une porte dérobée aux serveurs de la compagnie, infiltrent son site de sauvegarde à distance (Steel Mountain) et même obtiennent l’assistance d’un groupe de pirates appelé l’Armée de l’Ombre pour s’occuper de la sauvegarde ‘Offshore’ de la compagnie en Chine. Une fois toutes ces pièces en place, Fsociety diffuse le vers de Darlene sur le réseau d’E-Corp, ce qui rend les données de la compagnie inaccessibles. La saison 1 prend fin dans un chaos mondial, les marchés luttant pour s’échapper de cette catastrophe économique.

    Dans mes précédents articles rétrospectifs, j’ai confirmé la véracité technique du scénario développé. Les attaques prises individuellement sont en effet tout à fait plausibles et bien conçues. Toutefois, un élément m’a laissé perplexe.

    Dans une voix off narrative, Elliot décrit comment le ver de Darlene chiffre les données d’Evil Corp avec un algorithme AES 256 bit – un chiffrement très puissant quasi impossible à craquer. Mais pourquoi Fsociety décide-t-il de chiffrer les données plutôt que tout simplement les détruire ?

    Certains lecteurs ont argué que peut-être le chiffrement prend moins de temps que l’effacement définitif des données. Je ne suis pas d’accord. Le chiffrement consomme beaucoup de ressources, et vous devez toujours supprimer les données non chiffrées dans un second temps. Souvenez-vous, Fsociety était persuadé que l’Armée de l’Ombre avait respecté sa partie du contrat, et si vous avez regardé la scène post générique à la fin du dernier épisode, vous savez que Whiterose est d’une certaine manière en relation avec le CEO d’E-Corp. En bref, je ne sais pas comment, mais je pense que les données chiffrées d’E-Corp ne sont pas perdues pour de bon, et vont jouer un rôle dans le futur de la série.

    Prédiction n°2 – Angela devient une menace infiltrée

    Au fur et à mesure du développement de l’intrigue, Angela (l’amie d’enfance d’Elliot) est progressivement devenue l’un des personnages les plus intéressants de la série. Initialement dépeinte comme un cadre moyen naïf et timoré, elle devient une femme énergique capable d’employer les grands moyens et de prendre le dessus face à des dirigeants arrogants et d’une moralité douteuse. Dans un scénario contenant tant de de personnages malfaisants et à l’éthique contestable, elle semble être la seule personne à incarner le bien et la justice. Ceci, jusqu’à ce qu’elle décide de rejoindre E-Corp.

    Pour moi, le fait qu’Angela ait rejoint E-Corp est une des plus grosses surprises du dernier épisode. Toutefois, l’optimiste en moi pense que cela fait partie du plan héroïque d’Angela. Je pense qu’elle veut être une menace agissant de l’intérieur.

    Dans le domaine de la sécurité informatique, une menace interne est un employé malveillant ou infiltré qui utilise ses possibilités d’accès privilégiées pour voler des données ou afin de nuire aux intérêts de la société. Bien que les statistiques changent d’une année sur l’autre, les personnes malveillantes en interne sont responsables de presque autant de vols ou corruptions de données que les attaques provenant de l’extérieur. A l’évidence, les menaces venant de l’interne sont généralement préjudiciables. Toutefois, en la circonstance, considérant qu’Evil Corp fait partie des méchants, il s’agit peut-être d’une bonne chose. De toute façon, il est raisonnable de penser que les motivations d’Angela pour rejoindre E-Corp sont bien intentionnées, et si elle devient réellement une menace agissant de l’intérieur, la série va décrire de façon réaliste un autre cas d’école dans le domaine de la sécurité informatique.

    Prédiction n°3 – C’est la police d’Internet qui toque à la porte.

    Lors de la dernière scène du dernier épisode, la série nous laisse dans l’expectative : qui toque à la porte d’Elliot ? Pour certains, il s’agit évidemment de Tyrell ou de Darlene, mais d’autres ont des avis plus originaux tels que Joanna ou même Shayla revenue d’outre-tombe. Je vais prendre des risques et faire une supposition liée à la sécurité informatique : c’est la police d’Internet qui vient interroger Elliot.

    Au cours du dernier épisode, Lenny (l’ancien boyfriend du psychiatre d’Elliot) mentionne qu’il a parlé à la police à propos d’Elliot, mais que celle-ci n’avait pas suffisamment de preuves pour l’arrêter. Dans mes précédents articles rétrospectifs sur Mr Robot, j’avais prédit que Flipper, le chien doté d’une puce électronique qu’Elliot a volé à Lenny, allait revenir pour le hanter. Je suis prêt à parier que la puce de Flipper a donné à la police la preuve dont elle a besoin pour interroger Elliot.

    Prédiction n°4 – Des ‘hackeurs’ gouvernementaux sont impliqués

    L’une des scènes les plus mystérieuses du dernier épisode a lieu après le générique de fin. Whiterose, un personnage qui s’était précédemment déguisé en femme, se rend dans une propriété pour une réunion secrète. Plus étrange encore, il habillé (déguisé ?) comme un homme d’affaires et rencontre le CEO d’E-Corp, Philip Prince. Durant cette scène, ils parlent de l’incendie de Rome, avec en musique de fond le thème joué lors du naufrage du Titanic. Au cours de la scène également, Whiterose ne cesse de consulter sa montre jusqu’à ce qu’une alarme retentisse. Essayons maintenant de connecter tous ces éléments.

    Premièrement, Whiterose est membre de l’Armée de l’Ombre, que plusieurs indices nous ont conduit à penser qu’il s’agit d’un groupe « d’hacktivistes » chinois. Deuxièmement, jusqu’à présent la série a très bien suivi les vraies tendances qui régissent l’industrie de la sécurité informatique. Or quel thème récurrent voyons-nous dans l’actualité des cyber attaques impliquant la Chine ? Le piratage d’origine gouvernementale.

    Je n’ai pas toutes les preuves pour étayer cette supposition, mais d’une certaine façon je pense que des acteurs gouvernementaux sont impliqués en sous-main dans cette attaque contre E-Corp. Ma dernière prédiction (une simple supposition) est que des acteurs liés au gouvernement chinois sont impliqués, et c’est la raison pour laquelle Whiterose connait le CEO d’E-Corp.

    Que mes prédictions se confirment ou non, j’ai hâte de découvrir la saison 2 de ‘Mr Robot’, dont la diffusion commencera aux Etats Unis le 13 juillet prochain. Même si j’ai tort, une chose est pourtant sûre : ‘Mr Robot’ continuera de présenter une vision réaliste du piratage et des cyber attaques, et par conséquent de fournir aux spectateurs de bonnes sources d’informations dans le domaine de la sécurité informatique.

     

     

  • Comment adapter sa stratégie à un cycle de vente en pleine mutation ?

    La « réalité du terrain », socle de l’avenir numérique des entreprises

    par Mélanie Dhaisne, Responsable Marketing France chez Uniserv Gmbh


    Avec l’avènement du numérique, les enjeux qui attendent les entreprises sont de taille. Alors que les nouveaux acteurs du monde numérique prennent déjà aux sociétés solidement implantées les parts de marché traditionnelles, il est urgent pour une société de changer sa politique digitale afin de ne pas compromettre son activité. Seule une entreprise qui saura adapter sa stratégie, sa structure, sa culture et ses processus aux besoins numériques de ses clients pourra rester compétitive. Quels sont les facteurs de succès des entreprises numériques performantes face à ces changements? 

    Adapter sa stratégie à un cycle de vente en pleine mutation
    Le client attend de la part des entreprises un maximum de flexibilité, une réaction rapide, des offres personnalisées et bien entendu financièrement intéressantes de la part des entreprises. Son mode de vie étant d’ores et déjà fortement axé sur le numérique, il recherche des fournisseurs qui l’ont compris, et qui le soutiennent au quotidien. Lorsqu’une personne décide d’acheter un produit ou une solution, une grande partie du cycle de vente traditionnel s’est déjà écoulée sans qu’un seul mot ait été échangé avec un commercial. Le processus d’achat commence donc bien avant que le vendeur en ait la moindre connaissance.

    Adopter une approche marketing et commerciale nouvelle
    Pour ce faire, les entreprises doivent s’adresser à leurs prospects à tous les stades du parcours client, sous la forme d’informations sur mesure toujours diffusées au bon moment et au bon endroit. Mais attention, il ne s’agit pas ici d’inonder le client sous les différents argumentaires de vente. Il est important que les informations fournies présentent une valeur ajoutée pour le client potentiel, qu’elles le fassent avancer personnellement et professionnellement. Ce n’est que lorsque l’entreprise y parvient sur la durée que les prospects deviennent des clients.Or un tel service n’est possible que si les entreprises agrègent les connaissances, préférences et comportements qu’elles ont collectés sur leurs clients afin de constituer une vue complète à 360 degrés qui leur sert de base fiable et transparente pour la prise de décisions stratégiques à l’avenir.


    Gérer et analyser les données de façon professionnelle et fiable
    La transformation numérique passe inexorablement par une gestion professionnelle et une analyse fiable des données. Google et ses homologues l’ont bien compris : leurs modèles de gestion reposent sur le traitement judicieux du Big Data et des analyses, ce qui rend ces sociétés productives, compétitives et dynamiques. La solution pour parvenir à ce résultat réside dans l’interaction d’applications et de processus différents selon le scénario de gestion ou le secteur d’activité. `En marketing, par exemple, cette « chaîne de processus » commence par les prévisions de l’analyse prédictive qui permettent de prévoir les tendances à venir et de planifier puis exécuter les campagnes de manière ciblée. Les résultats des campagnes réalisées viennent ensuite alimenter des analyses exhaustives de Business Intelligence (BI). Ces données BI sont à leur tour intégrées dans la conception et la planification des campagnes futures et servent également de base aux décisions stratégiques de l’entreprise. C’est ainsi que la chaîne de processus s’articule. Ce scénario peut naturellement s’appliquer à l’optimisation des processus sans lien direct avec les clients, dans les domaines de l’informatique, de la logistique ou de la finance, par exemple.


    Prêter une attention toute particulière aux détails
    Les prévisions de l’analyse prédictive sont générées à partir de données internes, c’est-à-dire historiques. Les algorithmes nécessaires exploitent généralement environ 10 % de ces données à des fins d’apprentissage. Ce n’est que lorsque ces données d’apprentissage sont de qualité, c’est-à-dire univoques et exactes, que l’algorithme « apprend » correctement et génère des prévisions pertinentes. Si les données ne sont pas fiables, elles déclenchent une réaction en chaîne néfaste et dangereuse pour l’entreprise : des données non vérifiées (doublons, fausses adresses, etc.) génèrent en effet des analyses erronées, des campagnes qui manquent leur cible et, plus grave encore, de mauvaises décisions.


    Se fier à la réalité du terrain
    Pour éviter cette réaction en chaîne, l’entreprise doit se fier à la réalité du terrain. L’entreprise dispose alors d’une base correcte pour le processus d’analyse prédictive ainsi que pour l’exécution performante de campagnes marketing et d’analyses de Business Intelligence. La « réalité du terrain » en est le fondement et représente dès lors un facteur de succès essentiel pour la croissance du chiffre d’affaires et les nouveaux modèles numériques.

  • À l’ère de l’économie du savoir, la question n’est pas de travailler plus dur mais mieux

    Quand le succès ou l’échec d’une entreprise réside dans la manière dont elle stocke les données, y accède et les exploite

    Par Louis Fanchini, VP Sales EMEA South, Alfresco 
     

    L’information est un élément vital dans l’industrie du savoir. Toutefois, l’obtention d’informations ne représente qu’une part infime du processus. Le succès ou l’échec d’une entreprise réside également dans la manière dont elle stocke les données, y accède et les exploite.

    Compte tenu du volume croissant d’informations dont nous disposons, nous risquons un ralentissement et non une accélération de nos processus métier. On pourrait comparer notre situation aux embouteillages de nos grandes villes ; le trafic est tel sur nos routes saturées que les voitures roulent aujourd’hui plus lentement que les chariots d’antan.

    Selon l’association AIIM, qui représente la communauté des professionnels de l’information, la productivité à l’ère du numérique a tendance à baisser face à la prolifération des données. Elle estime que les documents « égarés » représentent pour l’économie britannique un coût de près de 15 milliards de livres chaque année. D’autre part, plus les outils dont nous disposons sont nombreux (tablettes, smartphones, ordinateurs portables ou de bureau), moins le partage et l’utilisation des données créées sur ces appareils sont efficaces.

    Les solutions de gestion de contenu d’entreprise (ECM) modernes doivent prendre en charge de nouveaux modes de travail. Les services informatiques sont soumis à rude épreuve pour satisfaire les attentes d’une nouvelle classe d’utilisateurs connectés. À l’aise avec les nouvelles technologies, ils fondent leurs exigences en matière de convivialité des applications sur leur expérience des sites de vente en ligne. Aujourd’hui, chacun souhaite pouvoir rechercher et partager des documents aussi facilement que lorsqu’il partage des photos avec ses amis ou qu’il commande un livre sur Internet.

    Ce nouveau paradigme du travail est accentué par l’afflux des actifs de la génération du millénaire. Ces natifs numériques, nés en 1983 ou après, ont grandi avec des applications modernes intuitives telles qu’Instagram, Snapchat ou Uber. Extrêmement mobile et connectée, la génération du millénaire exige des solutions permettant de travailler n’importe où, via n’importe quel réseau ou appareil. Ses attentes élevées en matière d’accès simplifié au contenu poussent les services informatiques à moderniser au plus vite leur stratégie ECM.

    Si la division informatique n’offre pas aux utilisateurs des solutions à la hauteur de leurs attentes, pour le partage avec les partenaires externes et l’accès au contenu sur les appareils mobiles, elle risque de les voir recourir à leurs propres solutions. Or, l’utilisation d’outils non approuvés par l’entreprise multiplie les silos d’informations déconnectés et les risques liés à la protection des données confidentielles.

    Si les systèmes ECM sont essentiels, des fonctionnalités de gestion des processus métier (BPM) qui aident à structurer les données et à débloquer les silos potentiels sont également disponibles. Si le concept de BPM n’est pas nouveau, il se perfectionne et devient plus adaptable. L’ajout de fonctionnalités BPM aux outils de gestion de contenu facilite l’attribution des tâches à leurs destinataires et l’accès aux informations pertinentes et accélère la circulation des données au sein de l’espace de travail. On assiste à une véritable démocratisation de l’environnement de travail.

    Le choix du cloud

    Les vagues technologiques successives ont totalement transformé la direction informatique de l’entreprise. Si tout a changé avec l’apparition du cloud, c’est désormais les appareils mobiles qui redéfinissent les règles de l’informatique d’entreprise. La réalité de l’architecture d’entreprise actuelle exige une nouvelle approche de l’ECM et du BPM, en accord avec la manière dont l’informatique accompagne l’entreprise moderne.

    Afin de mieux prendre en charge les utilisateurs mobiles et les partenaires externes, un grand nombre d’entreprises transfèrent une partie de leurs contenus dans le cloud. Les analystes les plus éminents, tels IDC et Forrester, prévoient un basculement massif vers l’ECM hybride. L’approche nouvelle génération implique le stockage du contenu à la fois en local et dans le cloud, ainsi qu’une synchronisation transparente entre les deux. L’ECM et le BPM hybrides répondent aux exigences de sécurité et de conformité des DSI et permettent aux équipes internes et collaborateurs externes d’être plus productifs.

    Par le passé, les systèmes BPM, ECM et de gestion des cas (ou Dynamic Case Management, DCM) étaient traditionnellement séparés en dépit de composants architecturaux communs. Si les plateformes DCM et ECM offrent des outils pour la gestion de contenu, l’archivage et le suivi de la collaboration dynamique non structurée de groupes fonctionnels multiples, les suites BPM incluent des outils plus puissants permettant de codifier des processus, tâches et workflows structurés et répétables. Elles disposent des fonctionnalités nécessaires pour analyser et contrôler l’exécution et les performances.

    Le cabinet d’étude 451 Research prévoit une intégration croissante entre les plateformes BPM, DCM et ECM, soutenue par des fonctionnalités de partage de contenu dans le cloud. La convergence de ces systèmes et marchés formera un cadre commun pour le développement et l’intégration d’applications de tous types pour répondre à la demande croissante des entreprises qui souhaitent une consolidation des technologies et fournisseurs.

    Un simple coup d’orœil à n’importe quel data center moderne suffit pour comprendre qu’un modèle unique ne convient pas au plus grand nombre. Les systèmes ECM modernes doivent prendre en charge à la fois les déploiements classiques en local, les environnements virtualisés, les déploiements dans le cloud privé, les déploiements SaaS dans le cloud public et tout ce qui se situe dans l’intervalle.

    IDC estime que, d’ici 2020, 13 % des données seront stockés dans le cloud, 61 % en local et que le reste sera « géré » (c’est-à-dire traité ou transféré) via le cloud. Des options de déploiement flexibles permettent au service informatique de s’adapter à l’évolution des besoins au fil du temps.

    Les entreprises qui utilisent des solutions ECM / BPM hybrides basées dans le cloud parviennent mieux à contrôler leurs données, de manière flexible et modulable. La gestion des processus dans le cloud doit être possible n’importe où, à tout moment ; et les fonctions d’optimisation des processus doivent être aussi variées qu’elles le sont dans l’entreprise.

    Moins de paperasse

    Les travailleurs de la connaissance eux-mêmes préfèrent la collaboration électronique. Selon une étude du leader des logiciels de création et de marketing digital, Adobe[1], nous détestons tellement la paperasse que nous serions prêts à quitter notre emploi pour un autre offrant une rémunération équivalente, « si seulement nous n’avions pas autant de documents administratifs à remplir ». Près des deux tiers d’entre nous (69 %), au Royaume-Uni comme aux États-Unis, sont tellement las des démarches administratives qu’ils seraient prêts à rejoindre un employeur qui exigerait moins de paperasse.

    Dans des cas comme celui-là, les processus BPM prouvent toute leur utilité. Ils offrent les moyens de rationaliser les processus et de donner à chacun davantage de temps pour se consacrer à des aspects plus gratifiants du travail. La nouvelle génération de solutions iBPM (intelligent Business Process Management) va encore plus loin en utilisant les réseaux sociaux, appareils mobiles, outils collaboratifs, d’analyse et services cloud pour créer des espaces de travail entièrement connectés.

    Une étude de Gartner, fondée sur plusieurs centaines d’interviews d’entreprises de toutes tailles, implantées dans le monde entier, a montré que la majorité des solutions BPM génèrent un ROI à deux chiffres. Plus de trois quarts de ces projets génèrent un ROI d’au moins 15 %, et une part équivalente favorise une hausse de l’avantage compétitif. Parmi les avantages non tangibles, on constate une hausse en termes de fidélisation de la clientèle, de satisfaction des collaborateurs et de transparence, associée à des répercussions commerciales positives.

    À mesure que l’espace de travail se diversifie et devient plus sophistiqué et interconnecté, il apparaît évident que des processus métiers optimisés constituent la prochaine étape dans la création d’une véritable économie de l’ère du savoir.

  • Qui est responsable des données ?

    La gouvernance des données une priorité pour les entreprises

    Par Erasmus Holm, Directeur Marketing EMEA & APAC chez Stibo Systems
    Cela fait maintenant plusieurs années que la gouvernance des données est un sujet d’actualité. Cependant, malgré tous les articles et livres blancs qui lui sont consacrés, il semble que les dirigeants ignorent toujours ce dont il s’agit réellement.

    Le terme « gouvernance » devrait naturellement impliquer la notion de qualité, car il s’agit de l’objectif fondamental de la gouvernance des données. Pourquoi considérer la qualité des données ? Tout d’abord, l’impact d’une mauvaise qualité des données sur l’entreprise est évident : marchandises expédiées à la mauvaise adresse, clients recevant des produits qui ne correspondent pas à la description de la publicité, etc. Mais la mauvaise qualité des données peut également avoir des effets plus subtils : rater une vente incitative en raison de l’impossibilité d’identifier avec exactitude les catégories de produits que le client achète, incapacité à négocier des remises à l’achat parce que les informations du fournisseur sont dupliquées un grand nombre de fois ; ce qui implique de perdre également des ventes sur Internet parce que les données de dimensionnement, imprécises, discréditent l’entreprise sur les sites comparatifs.Une approche plus proactive que réactive de la qualité des données

    La gouvernance des données a impulsé un changement d’attitude : on s’éloigne aujourd’hui d’une approche réactive de la qualité pour aller vers une approche plus proactive. Souvent, on ne réalise l’insuffisance de la qualité des données qu’une fois un processus échoué, quand une livraison ne peut pas être effectuée ou quand le système informatique cesse de fonctionner. Dans certains cas, cela s’avère le meilleur moyen de déceler les problèmes. Il est également courant que des incidents surviennent à cause d’une mauvaise qualité des données dont personne ne veut assumer la responsabilité. La gouvernance des données garantit qu’une personne est clairement responsable, pas seulement de corriger les problèmes, mais aussi de réduire le risque de leur apparition.

    Peut-on seulement acheter un outil de gouvernance des données ? Hélas, la réponse est non ! De nombreux éditeurs prétendent offrir des solutions de gouvernance des données et il existe certainement des outils pour cela. Des outils qui permettent d’enregistrer et de communiquer des règles métier définies, de mesurer la qualité des données, d’identifier des problèmes de conformité, etc. Toutefois, la gouvernance porte surtout sur l’entreprise, les processus et les responsabilités dans le cadre desquels elle peut déployer ces outils. Même pour une entreprise de référence sur le marché du contrôle des données, sans une organisation adéquate, il est impossible de bénéficier des avantages qu’apportent ces outils de gouvernance.

    Qui doit être responsable des données ?

    Dans une perspective globale, l’entité de gouvernance des données n’assume que deux fonctions mais, en pratique, ces deux fonctions peuvent être très complexes et leur exécution peut demander un ensemble de ressources. L’équipe de gouvernance des données est chargée de la gestion des changements et de la conformité comme suit :

    • Gestion des changements – Une fois que l’ensemble des normes a été défini et que les données ont été alignées sur celles-ci, il importe de suivre les modifications de ces normes. Par exemple, si nous établissons que toutes les dates sont enregistrées au format jour/mois/année, cela pose un gros problème si quelqu’un souhaite utiliser le format mois/jour/année. Le rôle de l’équipe de gouvernance des données consiste à évaluer l’impact d’une telle modification, à se mettre en rapport avec les intéressés, à mesurer les coûts et avantages, puis si la modification est jugée pertinente, à la gérer au niveau de toutes les activités concernées de l’entreprise.
    • Conformité – Dès qu’il existe des règles, un contrôle s’impose. Il incombe à l’équipe de gouvernance des données d’exercer ce contrôle pour mesurer la conformité de l’entreprise aux normes qui la régissent et pour agir afin d’améliorer le niveau de conformité.

    Quelle organisation ? Quelles normes ?

    De nombreux adeptes de la gouvernance des données ont établi des modèles dont le fonctionnement a été éprouvé au cours de projets antérieurs. Le problème est que nombre de ces solutions établies ne tiennent pas compte des capacités organisationnelles, du niveau de disponibilité des ressources ou du budget. La bonne organisation est celle qui s’adapte aux besoins de la gouvernance mais aussi à la capacité de votre organisation à l’exécuter et à la gérer.

    L’une des clés de la réussite d’une organisation de gouvernance des données réside dans « l’autorité ». Lors de la création d’une organisation de gouvernance des données, une question est essentielle : que faire si un membre de l’entreprise refuse de respecter les normes ? En l’absence d’autorité, on assiste généralement au développement de normes locales et à la prolifération d’interfaces complexes dans le but de gérer la transition entre les domaines de l’entreprise qui ont adopté des normes différentes. Le nombre de normes augmente jusqu’à ce qu’il n’y ait plus de norme du tout.

    Ce genre de problèmes est typique des entreprises qui se développent par le biais d’acquisitions, mais dont les filiales conservent une certaine indépendance en matière de gestion. À l’inverse, les projets de gouvernance des données les plus réussis sont ceux du secteur pharmaceutique où la conformité aux normes est imposée par des organismes externes.

    La gouvernance des données n’est pas compliquée en soi, mais son application peut devenir à la fois complexe et très « politique ». Sa mise en place nécessite des conseils d’expert, mais aussi la connaissance locale de l’entreprise et de ses particularités afin d’élaborer une solution qui fonctionne dans chaque situation tout en apportant des avantages réels.