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Comment utiliser les médias sociaux pour promouvoir son événement ? 

Pour promouvoir un événement avant, pendant et après le jour J, les médias sociaux se révèlent être des leviers pertinents. Comment mettre en place une stratégie de communication efficace ?
Les réponses de la Brigade du Web en 3 étapes clés : 

1-   Comment choisir le ou les médias les plus adaptés pour promouvoir l’événement ?

2-   Comment mettre en place un teasing pour booster les inscriptions ? 

3-   Comment réussir son LiveTweet ?

Enfin, communiquer sur un événement permet notamment de gagner en visibilité, en notoriété, d’accroître le nombre d’inscrits et leur engagement. C’est le sujet d’une grande enquête que nous menons actuellement et qui sera présentée sur le salon Heavent le 28 novembre à Paris Pte de Versailles lors de l’atelier de La Brigade du Web à 14.00 en Salle 2 . Inscription gratuite cliquez ici
En avant première : les premiers résultats !
1- Comment choisir le ou les médias les plus adaptés pour promouvoir l’événement 

 

Catherine Cervoni @CathCervoni

4 000 events ont vu le jour en B2B en 2018 ! Indispensables pour rencontrer ses clients, ses prospects et son environnement, les salons représentent un coût important. Sont-ils encore rentables ? Comment arriver à les faire connaître auprès de ses cibles ?  A l’ère où faire-savoir est aussi – voir plus stratégique – que le savoir-faire, comment réussir sa communication ?
En avant première, les premiers résultats de notre Grande Enquête :
Salons et événements professionnels: quelles attentes et quelle communication à l’ère du numérique 

Ce qu’il faut retenir : 85% des répondants estiment que les salons et l’organisation d’évènements coûtent de plus en plus cher, 80 % qu’ils sont de plus en plus difficiles à rentabiliser, 78 % qu’il est de plus en plus difficile de faire venir les clients et prospects. 

Ils sont 85 % à affirmer que communiquer sur leurs réseaux sociaux est indispensable pour faire connaître l’événement et doper les inscriptions. 

Et pourtant, seulement 35 % font une campagne de owned media (sur leurs réseaux sociaux) en amont alors que les moyens plus traditionnels se classent sur les deux premières marches du podium : 45 % envoient un mail à leur base de clients et prospects et 38 % rédigent un article sur leur site ou blog.

Le jour J, sur les 40 % qui organisent des live tweets animés par leurs collaborateurs, 33 % estiment que cela a boosté leur visibilité. 

Moins d’un quart des répondants invitent gracieusement des « influenceurs » sur leur stand mais ils déclarent que cela a augmenté leur taux d’affluence.

 Quels sont les autres moyens et outils utilisés pour faire connaître les évènements et attirer des visiteurs ? Quels sont ceux que les entreprises ont déjà testé et pour quels résultats ? 

Pour le savoir RDV sur Heavent le 28 novembre à 14.00 Salle 2 Pte de Versailles. L’inscription est gratuite il suffit de cliquer ici 

 

Jonathan Chan @ChanPerco 

 

Enregistrer son événement n’a jamais été aussi accessible. Le nombre d’événements augmente d’année en année et il est devenu de plus en plus difficile de rendre visibles ces événements et de faire venir le public.

Face à ce constat, mon avis est de ne pas réduire le choix à un média en particulier pour promouvoir l’événement, mais d’investir sur plusieurs médias/canaux puis de moduler son investissement en fonction de l’efficacité de chacun.

Pour cet article, je vais parler exclusivement de l’usage des médias sociaux pour promouvoir un événement. Néanmoins, je ne crois pas que les réseaux sociaux constituent l’unique levier pour promouvoir un événement, ils en existent plusieurs qui peuvent être pertinents tels que l’e-mailing, le site internet, les moteurs de recherches, les partenariats pour faire des campagnes Display et voir même le bon vieux prospectus…

 Concernant les réseaux sociaux, le premier réflexe est de se demander où se trouve mon audience principale sur le sujet de l’événement ? Puis, quel type d’audience spécifique je veux attirer ? A partir de ces questions, vous pouvez privilégier certains médias sociaux.

Exemples : Pour un événement professionnel sur le sujet de l’intelligence artificielle, il est plus intéressant d’investir sur Twitter et LinkedIn alors que pour un événement sur les jeux-vidéos avec une cible jeune, il vaut mieux choisir des médias comme Youtube ou Twitch.

Toutefois, la base est d’héberger son événement sur des plateformes car il est nécessaire de fournir un maximum d’informations à tous ceux qui sont intéressés.

Créer un site web peut être un choix judicieux pour optimiser le taux de conversion.  Mais si vous avez moins de temps, je vous conseille de mettre au moins votre évènement sur une des pages de votre site, sur Google My Business, sur Facebook en créant un évènement et une des plateformes hébergeant des événements afin d’être référencé comme Eventbrite, Meetup ou Weezevent.

 Ensuite pour la stratégie sur les médias sociaux, je vous conseille de le segmenter en 3 catégories :

 – Vos actions en Owned : Il est primordial d’anticiper en prévoyant une stratégie de contenu en fonction des périodes clés.

L’organisation est la clé en réalisant un calendrier avec les différents contenus à diffuser (Save the Date, annonce des speakers, chiffres, partenaires…).

Dans ce calendrier, les réseaux sociaux doivent être aussi appréhendés de manière différente, la stratégie de diffusion d’un Twitter où le flux d’actualité est plus dense n’est pas la même chose par rapport à un LinkedIn où l’algorithme joue un rôle important.

 – Vos actions en Paid : Gardez un budget pour la partie promotion, l’un des problèmes avec le Owned est que les réseaux sociaux donnent de moins en moins de trafic gratuit et vous ne toucherez qu’une audience réduite qui sont vos fans.

Les réseaux sociaux ont évolué et vous offrent une palette de ciblages diversifiés et des formats novateurs.

La majorité propose une audience personnalisée grâce à l’importation d’une liste de mails, ce qui permet par la suite d’utiliser le ciblage « Audience Similaire ».

Vous pouvez aussi utiliser le Retargeting pour ceux qui ont déjà visité le site.

 – Les relais de communication : Les marques n’ont pas la proximité qu’ont certaines personnes pour attirer du monde. Miser sur des points de relais qui vous serviront à atteindre une audience complémentaire en misant au choix sur des influenceurs, des speakers, des partenaires voir même vos collaborateurs.

Pour augmenter le taux de chance qu’ils diffusent le message nativement, et non pas à partir d’un repartage qui est moins efficace, le mieux est de créer un visuel personnalisé pour la personne concernée et un message type. Un exemple avec ma publication pour le Customer Relationship and Marketing Meetings où j’officie en tant qu’ambassadeur et qui a généré plus de 100 likes.

Pierre Tran @PierreTran

 

Choisir les médias les plus adaptés nécessite plusieurs niveaux de réponses :

• Qui : quels sont les profils mobilisés pour promouvoir l’événement selon les médias
• Quand : avant, pendant, après l’événement ? A quel moment et avec quels profils  va-t-on agir sur les médias 

Quels profils mobiliser
Pour promouvoir l’événement de votre marque, on peut distinguer 3 niveaux

1. Les profils de la marque : responsables communication, marketing, community manager. C’est la voix officielle de la marque qu’on va retrouver sur LinkedIn, Twitter, Facebook, le site web. Elle a une portée institutionnelle, basée sur les abonnés de la marque
2. Les profils des employés clés : directeur général, responsable ventes, chef produit… C’est la voix des experts internes qu’on va retrouver sur LinkedIn, Twitter, Facebook…. Elle sollicite les pairs, les partenaires, les clients. Chaque employé a son propre réseau
3. Les influenceurs : experts, analystes, journalistes, blogueurs… C’est la voix des experts externes, des leaders d’opinion qu’on va retrouver sur LinkedIn, Twitter, YouTube, Instagram. Chaque influenceur a son propre réseau 

Quand mobiliser
Chaque phase de l’événement a des objectifs spécifiques, et donc des médias appropriés :

1. Avant : informer, réaliser des inscriptions, créer une attente, de l’excitation. On va plutôt agir sur Twitter, LinkedIn et le site web
2. Pendant : partager l’événement, animer l’audience, créer des conversations, attirer vers le stand. On va se focaliser le média temps réel roi, Twitter 
3. Après : remercier son audience, faire le bilan, partager les ressources (présentations, livres blancs, liens vers le site…), se connecter à son audience. On va poursuivre ses actions sur le site web et YouTube

Ce petit schéma résume l’utilisation appropriée des médias en fonction des phases de l’événement et des profils mobilisés :

2-   Comment mettre en place un teasing pour booster les inscriptions 

 

Fabrice Frossard @FabriceFrossard

“Pourquoi il faut créer un teasing pour son évènement”

 

Le désert. C’est sans doute la peur ultime d’un créateur d’évènement. Que sur les centaines de personnes attendues, seule une dizaine fasse le déplacement. Face au nombre d’événements en concurrence, cette crainte est la mieux partagée par tous les organisateurs, du simple meet-up au salon professionnel en passant par le lancement d’un produit.

Annoncer son événement bien en amont réduit ce risque. Tout d’abord en permettant aux personnes intéressées de réserver leur matinée/soirée/journée. Mais surtout, sur les réseaux sociaux, ces annonces vous permettent d’identifier les ambassadeurs potentiels de votre évènement.

Toute personne qui partagera l’annonce de votre évènement est un ambassadeur en puissance. Charge à l’organisateur d’interagir avec ces ambassadeurs pour à la fois le remercier et l’inciter à continuer ses partages. Ces interactions contribuent aussi à amplifier l’empreinte de votre évènement.

Mieux, en créant un incentive pour votre évènement, un cadeau, une surprise, ou autre, à découvrir le jour J, vous nourrissez la flamme du partage. En embarquant des influenceurs en amont, la portée de votre annonce n’en sera que plus grande.

Annoncez, écoutez les réseaux, interagissez avec vos ambassadeurs, amplifiez et recommencez. C’est finalement assez simple. Pour peu que votre évènement soit intéressant. Un pré-requis simple à oublier :).

Martine Le Jossec @loutro1990

“Comment bien préparer son planning éditorial pour annoncer son événement”

 

Annoncer un événement, ça ne s’improvise pas !
Il y a des étapes à respecter et une stratégie à élaborer. Avant même de démarrer quoi que ce soit, il s’agira de bien savoir qui est votre communauté cible. Ne répondez surtout pas “tout le monde” ou “tous mes clients” ! Il faudra vraiment choisir qui est votre priorité. C’est indispensable pour savoir quelle plateforme social media vous allez choisir, mais aussi quelle ligne éditoriale vous allez adopter. Une fois ce pré-requis rempli, vous pourrez définir le hashtag de votre événement et construire votre planning édito. Bien évidemment, ce sera beaucoup plus impactant si vous êtes présent sur la plateforme choisie depuis longtemps et que vous publiez du contenu en rapport avec le sujet de votre événement. Votre légitimité sera déjà installée … 

• Comme évoqué par Fabrice, il est conseillé d’annoncer votre événement le plus en amont possible. De faire le fameux #SaveTheDate. A vous de définir, en fonction de vos autres actualités, quel moment sera le plus pertinent. Mais jamais plus tard qu’à J-2 mois, surtout si vous avez beaucoup de public à faire venir ! 
• Et puis, en fonction de la quantité d’informations du programme que vous aurez à donner, faites périodiquement des annonces, une information à la fois… en n’oubliant pas de rappeler le # . Vous pouvez, par exemple faire un focus sur chacun de vos intervenants, donner un chiffre important ou publier le témoignage d’un ancien participant…
  Alternez les posts de pure information avec d’autres plus “teasers”, type vidéo de bande-annonce, gif ou visuel de citation, par exemple. Continuez jusqu’à ce que vous ayez rempli la jauge, mais sans vous transformer en spammeurs 😉  N’hésitez pas, comme suggéré par Fabrice, à solliciter vos ambassadeurs, mais également vos partenaires, vos collaborateurs et les participants ou invités 😉 Soyez créatifs pour toujours ménager l’effet de surprise…
• La veille, en même temps que vous enverrez le mail de rappel à toutes les personnes inscrites, faites un post type “c’est demain, le # à suivre…” 
• Le matin même, redonnez toutes les informations et précisions et annoncez la couleur, par exemple avec un #AlerteLT sur Twitter … et enjoy, y’à plus qu’à !

 3-   Comment réussir son LiveTweet  

Camille Jourdain @camillejourdain

 

Après avoir annoncé le LiveTweet la veille de l’événement, il est important de commencer par une présentation du programme du salon ou de la conférence en mettant en avant le hashtag principal qui est associé. Très souvent, les organisateurs d’événement lancent leur propre hashtag. Si ce n’est pas le cas, listez les hashtags thématiques associés aux différents sujets abordés et aux expertises des intervenants. J’aime beaucoup utiliser cette formule: “Le hashtag à suivre aujourd’hui est #hashtagofficiel, celui de l’évènement @pseudoevent organisé par…” mais je vous suggère d’utiliser vos propres mots, de continuer à tweeter comme d’habitude et de rester vous même lors de votre LiveTweet.

Concernant le choix du matériel, je vous suggère de prendre celui qui vous met dans les meilleures conditions pour tweeter. Certains pensent qu’un bon LiveTweet ne se réalise pas sur un smartphone, mais sur un ordinateur portable. Pourquoi ? Plus d’autonomie, une rapidité d’écriture ou encore une accessibilité des outils… Ce sont des arguments intéressants mais j’ai tendance à recommander d’utiliser un smartphone qui sera beaucoup plus facile à manipuler en situation de mobilité. Une batterie supplémentaire permettra de se recharger pendant les temps de pause et à propos des outils, la plupart ont lancé leur application mobile.

Texte, photo ou vidéo, je conseille de varier les formats afin de ne pas lasser sa communauté. Choisissez un smartphone qui réalise des photos de qualité et ne vous placez pas trop loin de la scène afin de ne pas devoir effectuer des zoom trop importants qui nuiraient à la netteté. Si vous faîtes attention à vos prises de vue, vous tweeterez d’excellentes photos qui augmenteront significativement l’engagement de vos publications. Un tweet avec photo publié pendant un LiveTweet est beaucoup plus parlant et génère la plupart du temps plus de likes et de retweets. Pensez également au live video sur Periscope pour diffuser un moment important en temps réel et faire participer votre communauté.  

La réactivité, la fréquence et le volume sont également des facteurs déterminants. Tweetez vite et bien pour ne pas amener trop de décalage entre la prise de parole et le tweet. Attention, ce n’est pas toujours évident, il va falloir s’entraîner à écouter et tweeter en même temps. Essayez d’avoir un bon rythme de publication. Si vous assistez à une succession de pitch de deux ou trois minutes, vous devrez publier au moins un tweet sur chacun. C’est à dire prendre une photo de qualité, écrire quelques mots de présentation, se relire pour éliminer les coquilles, mentionner l’intervenant et utiliser les bons hashtags, identifier éventuellement d’autres comptes sur la photo, tout cela en moins de 3 minutes !

Abordons pour terminer l’élément essentiel du LiveTweet: le contenu. De la même manière que pour les formats, je conseille de ne pas tout le temps diffuser le même type d’informations. En fonction des propos de l’intervenant, vous pouvez choisir de retranscrire tout simplement ce qu’il dit, avec des citations et phrases choc, de mettre en avant des informations importantes, chiffres clés et études, de donner des conseils et astuces, de partager votre avis et écrire des commentaires, de poser des questions et lancer des sondages… Twitter est avant tout un outil conversationnel qui n’a de sens que si vous discutez. Prenez donc le temps de répondre à vos followers ou d’interpeller les autres twittos de l’événement. 

 

Yann Marchand @Ym78200

 

Réussir son LiveTweet, c’est avant tout un travail de préparation, donc récupérez au préalable un maximum d’information utiles car comme nous le rappelle Camille, le livetweet est un exercice qui nécessite une grande concentration il faut être capable de tweeter en continuant d’écouter pour préparer son prochain tweet, tout en répondant aux commentaires de ses abonné(e)s.

Pensez pour le jour J :  à avoir vos notes, charger vos batteries externes, vider vos cartes mémoire, vérifier vos câbles…

A 2 Heures de l’évènement, relancer votre teasing avec un tweet du type « bonjour twitter » (pour le matin) ou #OnMyWay (pour l’après-midi). Bien entendu, comme pour tous vos tweets, n’oubliez pas de citer le compte de l’organisateur et le hashtag officiel !
Arrivez en avance à l’événement, l’accueil » est un moment important, une opportunité de faire des captations (photos et vidéos) qui agrémenteront vos tweets et surtout d’échanger avec les organisateurs, partenaires et twittos présents.
N’hésitez pas à glaner des informations complémentaires sur l’événement, échanger avec les partenaires sur leurs activités, et demander les comptes twitter des personnes que vous rencontrez.
En parallèle, lancer un tweet #InDaPlace avec quelques photos, ce qui permettra de faire découvrir l’event et de faire un dernier teasing avant le commencement des conférences, tables rondes, keynotes …
Lors du livetweet, vous devez tweeter de façon soutenu, avec des contenus de qualité, et surtout en étant pertinent.
La clé de la réussite vient de l’engagement avec votre communauté, donc rester authentique et mentionnez vos abonné(e)s dans vos tweets pour engager la conversation et démultipliez la visibilité de vos posts.

Identifiez pour chacun de vos tweets :  

–          Des ambassadeurs qui ont de grosses communautés et qui vous retweeteront
–          Des personnes de l’équipe organisatrice
–          Des twittos et partenaires présents à l’event
–          Des prospects potentiels.

Enfin, n’oubliez pas que le livetweet est un bon moment pour découvrir, partager et rencontrer … alors surtout Have Fun 😊  

Arnaud Le Roux @ArnaudLeRoux

 

Quoi que vous prépariez comme événement, quel que soit celui que vous couvrez en termes de LiveTweet, n’oubliez jamais que des deux côtés de votre LT il y a :

• Vous ….   votre style, votre personnalité, vos sensibilités, vos réseaux, votre ton (éditorial, parfois même graphique), vos mots, vos émotions
• Votre audience…. ces personnes habituées (#OuPas) à vous lire, à vos communications, vos sujets de prédilections, vos avis (oui vous avez le droit d’en avoir ^^) 

Vous aurez bien entendu au préalable passé au crible les intervenants, sujets évoqués, mots clés, vous aurez en tête la temporalité de l’événement, vous aurez aussi pris en compte les autres comptes qui LiveTweeteront l’événement et aurez même peut-être analysé leur typologie de contenus afin de ne pas dupliquer certains d’entre eux. 

Vous aurez en suivant toutes les astuces distillées par mes chers compagnons ci-dessus toutes les cartes en main pour votre LT, mais revenez-en toujours à ce que vous savez faire de mieux, ce qui a constitué au fil du temps votre audience, votre authenticité. 

Habituez vous à travailler sur deux temporalités parallèles (c’est un vrai exercice de style qui n’est pas évident les premières fois, cela nécessite de synapser notre cerveau pour y arriver facilement) :

• Écouter les intervenants / participer aux temps forts
• Préparer la communication en temps décalé.  

Pendant que vous faites un tweet, le reste du monde ne s’arrête pas pour vous laisser le temps de le faire….  il faut réussir à “stocker” les informations pendant que l’on est en train de finaliser la communication du sujet précédent sans perdre le fil de l’event.   C’est pourquoi, plus vous aurez au préalable préparé votre event (savoir quel est l’ordre de passage et les comptes des intervenants par exemple) plus vous ne serez pas en retard au fil de l’évent concerné. 

Et comme l’a justement rappelé Yann, Have Fun, car à la fin, les personnes qui suivent votre LT doivent le percevoir positivement …. n’oubliez pas les émotions !

Annie Abela Lichtner @annielichtner

 

En conclusion :  vous l’avez compris les médias sociaux s’avèrent être des leviers pertinents pour promouvoir un événement sur le Web. Vous pouvez organiser le plus bel événement qu’il soit, s’il n’est pas relayé sur les médias sociaux, c’est peine perdue. Il ne suffit pas d’avoir un compte Twitter et Linkedin, le principal challenge est de pouvoir engager les communautés et faire en sorte qu’elles deviennent des portes voix pour votre événement et cela ne s’improvise pas.

Une bonne promotion sur les réseaux étend fortement l’impact de l’événement avant pour booster les inscriptions, pendant pour monter en visibilité et après qu’il se soit déroulé pour le faire perdurer quelques jours voir plus. 

Organiser un événement impose des ressources humaines et financières, il faut donc penser à analyser la performance de vos campagnes social media : quels sont les messages qui ont fonctionné ? les personnes qui ont participé ? les meilleurs ambassadeurs ? les influenceurs ? Ceci toujours dans l’optique de vous améliorer et de faire encore mieux la prochaine fois !