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Étiquette : processus

  • Et si la signature électronique était le premier pas vers l’accélération des processus …

    Quand plus de 3 professionnels sur 4 considèrent la signature électronique comme un levier efficace pour accélérer les process de contractualisation 

    • Au sein de ces entreprises, 49% l’ont utilisée pour les ventes et 41% pour les documents RH
    • 67% des répondants utilisant la signature électronique estiment que celle-ci va se déployer plus amplement au sein de leur entreprise
    Universign, expert français de la signature électronique, révèle les résultats d’une étude menée en janvier 2021 auprès de 1018 employés de bureau portant sur l’évolution des usages de la signature électronique en France avec le soutien de YouGov*.

    La signature électronique est plébiscitée au sein des services commerciaux, achats et RH des entreprises

    Lors de la précédente étude Universign menée en janvier 2020, seuls 25% des personnes interrogées déclaraient avoir utilisé la signature électronique dans un contexte professionnel, dont 49% pour établir un document juridique ou financier et 31% pour un contrat client. Elles étaient pourtant 40% à penser que la signature électronique devrait être systématique dans ce cadre.

    Cette nouvelle étude révèle qu’avant le premier confinement, un professionnel sur deux utilisait la signature électronique pour la vente (devis, bon de commande…) (52%) et les achats (facture, contrat fournisseur…) (50%).
    En moyenne, près de la moitié de ceux utilisant déjà la signature électronique avant le premier confinement ne signait que 1 à 50 documents par mois (49%). Seuls 37% d’entre eux signaient déjà plus de 50 documents par mois. La situation sanitaire actuelle a incité 26% des entreprises employant les professionnels interrogés à adopter une solution de signature électronique. Parmi elles, 49% l’ont utilisée pour les ventes et 41% pour des documents liés aux Ressources Humaines.

    Simplicité et garanties juridiques sont déterminants dans le choix de la signature électronique

    La simplicité d’utilisation est l’élément le plus déterminant dans le choix d’une solution de signature électronique (35%), les garanties juridiques (16%) et le choix du niveau de sécurité associé à la signature (14%) complètent le podium. Ils ne sont que 13% à déclarer que la fiabilité de la solution n’est pas le facteur le plus déterminant mais ce critère reste dans le top 3 pour 57% des répondants.
    Si la simplification des processus de gestion est le principal bénéfice constaté pour près de 4 travailleurs sur 10 (38%), la réduction des délais (34%) est également fréquemment citée en particulier par les RH (46%).

    Accompagner le changement est essentiel

    Si 77% des sondés considèrent la signature électronique comme une solution efficace pour digitaliser les processus de contractualisation en entreprise, la transformation digitale des entreprises peine parfois à se développer. Ainsi, parmi les 26% d’entreprises qui ont adopté une solution de signature électronique pendant ou après le premier confinement, près de la moitié sont des PME (41%) ou des ETI (53%) et seulement un quart sont des TPE.
    On notera que dans les commentaires les plus fréquents des répondants, les freins à la mise en place de la signature électronique concernent principalement : la fiabilité et la sécurité de la solution, la méconnaissance de son fonctionnement et l’attachement à la signature manuscrite en face-à-face.

    L’étape clé de la transformation digitale ne peut donc véritablement se faire sans l’accompagnement d’un Prestataire de Services de Confiance (PSCo), expert dans son domaine et maîtrisant l’ensemble des sujets réglementaires, juridiques, techniques et fonctionnels inhérents aux services de confiance.

    La crise sanitaire a impacté favorablement le marché en stimulant l’adoption de cette technologie. Si l’usage de la signature se montre de plus en plus éprouvée au sein des grandes entreprises, son déploiement nécessite un accompagnement personnalisé et une pédagogie adaptée, particulièrement auprès des organisations de petite et moyenne taille. Ces entreprises ne bénéficient souvent pas d’un socle IT aussi solide que celui des ETI ou des GE, et elles ont bien pris conscience dans l’urgence de la nécessité d’adopter la sigature électronqiue pour assurer la contiunuité de leurs activités Là encore, l’intervention d’un PSCo est un élément essentiel pour contribuer à assurer la pérennité des modèles économiques.

    Julien Stern, Président d’Universign conclut :« Cette enquête révèle qu’une majorité des professionnels sont favorables à un élargissement des usages de la signature électronique dans l’entreprise. Cela prouve que le niveau de maturité a évolué en très peu de temps. Une très grande majorité a bien compris le potentiel à long terme de la signature électronique. Les équipes dirigeantes, conscientes des avantages, sont également soucieuses de bien faire les choses et souhaitent maitriser pleinement les risques associés. Chez Universign nous sommes conscients que l’accompagnement des entreprises dans ce changement va bien au-delà de l’accès à une technologie. Nous travaillons particulièrement sur cette dimension car nous savons que bien comprendre les enjeux et besoins de nos clients est la clé pour révéler tout le potentiel de la signature électronique.»

    * L’enquête a été réalisée sur 1018 actifs français. Le sondage a été effectué en ligne par YouGov, du 18 au 21 janvier 2021.

  • Quand anticiper les futurs bouleversements devient la priorité des entreprises

    77 % des entreprises françaises misent sur l’automatisation intelligente des processus pour se préparer à l’impact de futures pandémies

    La dernière étude conduite par Pegasystems Inc. éditeur de logiciels expert dans la transformation digitale des entreprises, révèle que l’automatisation intelligente des processus jouera un rôle crucial pour les entreprises à court et moyen terme. L’enquête, réalisée sur un panel de plus de 3 000 cadres supérieurs et ingénieurs informatiques répartis dans le monde, a été menée par le cabinet de recherche Savanta. L’objectif est ainsi de recueillir leur point de vue sur le rôle joué par la technologie dans une sphère économique changeante.

    Selon cette étude, anticiper de futurs bouleversements à l’image de ce que nous traversons actuellement, revêt un caractère prioritaire pour beaucoup d’entreprises en France et dans le monde. En effet, 78 % des répondants estiment qu’il s’agit là d’une nécessité absolue – alors même que 41 % déclarent avoir manqué de préparation pour faire face à l’impact de pandémies telles que la COVID-19.

    L’enquête montre également que l’automatisation intelligente semble s’imposer parmi les technologies clés pour répondre à de futurs évènements externes. 76 % du panel indiquent d’ailleurs que les entreprises accroitront leurs investissements en la matière. Et ce n’est pas la seule technologie à se démarquer, la moitié des personnes interrogées affirmant vouloir augmenter leurs dépenses dans l’intelligence artificielle (IA), et ce afin de se prémunir contre l’impact économique de futures pandémies.

    « Les événements de ces derniers mois ont démontré que les technologies peuvent faciliter la collaboration et les tâches courantes lorsque des situations critiques ont lieu », a déclaré Don Schuerman, directeur technique de Pegasystems. « Les entreprises doivent investir dans des technologies de transition telles que l’automatisation intelligente ou l’intelligence artificielle. La plupart des entreprises n’étaient naturellement pas préparées à l’impact qu’une pandémie mondiale pourrait avoir sur leurs activités. Elles doivent toutefois, et dès maintenant, anticiper les risques inhérents à de telles catastrophes pour éviter les écueils liés à un manque de digitalisation ».

     Au-delà de l’aspect technologique, l’étude met en avant une mutation profonde de notre façon de travailler, et ce dans un avenir proche puisque 85 % des interrogés estiment que des changements seront opérés sur un horizon de 5 ans.

    Certaines technologies pourraient ainsi modifier pleinement nos méthodes de travail, ainsi que notre satisfaction professionnelle, et les outils que nous utilisons :

    • La technologie fait désormais partie de notre quotidien : 83 % des répondants sont à l’aise lorsqu’il s’agit de travailler avec des machines intelligentes, 60 % d’entre eux estimant même que le terme « main-d’œuvre » devrait regrouper à la fois l’humain et la machine intelligente – contre 73 % au niveau mondial. Les employés, quant à eux, ont un rôle principal à jouer dans l’utilisation de la technologie et participent aux changements de leur entreprise. 58 % des cadres interrogés ont déclaré que leurs équipes réclament une meilleure technologie pour améliorer leur façon de travailler, loin devant des horaires flexibles ou des taches motivantes.
    • Le low-code a le vent en poupe : pour 79 % des interrogés, les services informatiques devraient fournir des plateformes et des systèmes permettant aux employés de créer et de mettre en œuvre leurs propres solutions technologiques. Par ailleurs, près de la moitié des répondants (49 %) déclarent que « l’ensemble » ou « la majorité » des équipes auront besoin de compétences en matière de low-code dans les cinq prochaines années.
    • L’automatisation intelligente permet de gagner du temps et d’améliorer la créativité : 80 % du panel déclarent que l’automatisation intelligente leur permet de réduire la charge de travail des employés. Près de la moitié d’entre eux affirment qu’elle leur a déjà fait gagner entre une et neuf heures de travail par semaine au cours des deux dernières années. 52 % utilisent ce temps supplémentaire pour proposer des idées innovantes, alors que 44 % en profitent pour effectuer davantage de tâches d’analyse et de réflexion critique.

  • Respect des processus, quel secteur est le plus rigoureux ?

    Étude ABBYY : respect des processus, quel secteur est le plus rigoureux ?

    Près de la moitié (46 %) des décideurs évoluant dans le secteur de la banque-finance considèrent que les processus sont rigoureusement suivis dans leur entreprise, contre seulement 15 % dans le secteur public.

    Selon une étude conduite par ABBYY, le spécialiste de l’intelligence digitale, dans les entreprises du secteur de la banque-finance, les processus sont trois fois plus respectés que dans le secteur public. L’une des explications à cet écart est la complexité des processus jugés trop complexes ou trop nombreux pour être suivis. Du reste, il est encourageant de constater que les décideurs du secteur de la banque-finance sont ouverts de nouvelles technologies. Et pour cause, quasiment la totalité (98 %) des décideurs de ce secteur pensent que les technologies de Process Mining sont ou seraient utiles à leur entreprise, tout comme 89 % des dirigeants du secteur de l’assurance.

    « Une des étapes essentielles pour accélérer la mutation digitale d’une entreprise est d’en appréhender les processus. Cette étape est indispensable pour les optimiser. C’est particulièrement important pour les établissements financiers qui sont confrontés à une pression soutenue depuis le début de la pandémie. L’enjeu dans ce secteur est d’assurer la continuité des activités et de s’adapter aux nouvelles attentes des clients. L’innovation insufflée par le Process Intelligence le permet. », remarque Linda Ameur, directrice France d’ABBYY.

    Avec l’accélération du rythme de l’innovation, miser sur les processus qui fonctionnent le mieux et écarter ceux qui sont trop complexes et difficiles à appréhender est essentiel. La bonne compréhension des processus est un prérequis pour les automatiser de manière efficace et pérenne. Ainsi, les équipes se libèrent de certaines tâches répétitives pour se consacrer à des projets plus stimulants et plus centrés sur l’humain.

    Les décideurs du secteur de la banque-finance estiment que leurs effectifs sont motivés pour suivre et appliqués les processus :

    • Dans le secteur de la banque-finance comme dans celui de l’assurance, 9 décideurs sur 10 (89 %), déclarent que les processus sont rigoureusement ou fréquemment suivis par leurs équipes.
    • Dans les domaines de la banque et de la finance, seulement 12 % des effectifs ne sont pas enclins à appliquer les processus.
    • Dans le domaine de l’assurance, seulement 8 % des équipes ne seraient pas motivées à le faire.
    À titre de comparaison, un quart (25 %) des décideurs publics déclarent que leurs collaborateurs ne sont pas disposés à suivre les règles, et une proportion encore plus grande (31 %) pense qu’ils n’ont pas le temps. Dans une ère qui laisse davantage de place au télétravail, les processus sont d’autant plus importants, notamment pour garantir la fluidité de la collaboration interne et externe.

    Quels facteurs freinent la bonne application des processus ?

    Lorsque les salariés évoluent dans l’univers de la banque ou de la finance s’éloignent des processus, c’est souvent pour fournir une meilleure qualité de service à leurs clients. En effet, près de 2/3 des décideurs dans le domaine de l’assurance (62 %) sont convaincus que leurs équipes le font dans cette optique. La moitié (50 %) des décideurs du secteur de la banque-finance partage ce constat. Cela laisse entendre que ce secteur des services financiers est particulièrement orienté client et davantage prédisposé à contourner les règles si cela est dans l’intérêt de ces derniers, notamment pour pallier des processus peu optimisés.

    « Ce n’est qu’une fois que chaque processus a été identifié, examiné, amélioré, puis automatisé que l’on peut ressentir le véritable bénéfice de la transformation digitale. L’automatisation d’un processus déjà défaillant ne fera qu’améliorer sa rapidité d’exécution, néanmoins, s’il est efficace et restructuré en profondeur, l’entreprise ressent un impact positif sur l’intégralité de la chaine de valeur. », souligne Linda Ameur.

    Pour en savoir plus sur la manière dont les entreprises du secteur de la banque-finance peuvent gérer leurs processus et leurs contenus, consultez le dernier webinaire d’ABBYY portant sur l’intelligence numérique appliquée aux services financiers.

  • 7 étapes pour réussir sa stratégie autour de l’IoT

    7 étapes pour réussir sa stratégie autour de l’IoT

    Par Houssem Abderrahman – responsable Grands Comptes chez Flexera

    L’industrie 4.0 transforme la planification, la production, la vente et l’utilisation de marchandises. Jadis focalisés sur le matériel, les fabricants adoptent aujourd’hui de nouveaux modèles économiques tirant parti de la valeur des logiciels, des données et des services.

    Avec la popularité croissante des modèles économiques axés sur l’IoT chez les fabricants d’équipements, l’opportunité de monétisation que représente la vente ponctuelle de matériel se mue en une multitude d’opportunités grâce à la fourniture de biens sous forme de services. Au total, 7 facteurs clés déterminent la capacité de cette approche tournée vers les logiciels à réellement offrir un avantage concurrentiel.

    ÉTAPE 1 : CONSOLIDER L’ACTIVITÉ LOGICIELS

    Les fabricants doivent commencer par centraliser les processus clés de leurs activités logicielles, afin de gérer leurs produits tout au long de leurs cycles de vie, d’en assurer la sécurité, et de proposer des logiciels et des mises à jour à leurs clients. La mise en place d’un système central de gestion des droits permettra de consolider cette activité et offrira d’autres avantages, dont : une expérience client unifiée (même si différents produits utilisent encore des générateurs de licences uniques) ; une transition en douceur vers des offres cloud et SaaS ; la réduction des coûts d’exploitation ; des opportunités de ventes additionnelles et de renouvellements ; une visibilité sur les circuits de distribution ; ainsi qu’une connaissance globale des dynamiques des marchés.

    En outre, en milieu industriel, il est essentiel de savoir quel logiciel tourne, et où. Grâce à une vue unifiée, l’entreprise pourra garantir la conformité des environnements de production (fortement réglementés et contrôlés), mais aussi maintenir un niveau de sécurité élevé en analysant ses logiciels à la recherche de vulnérabilités, et en déployant des mises à jour et des correctifs. En outre, les coûts de support et l’envoi de techniciens sur le terrain pourront être réduits en effectuant les diagnostics et les procédures de maintenance appropriés à distance.

    ÉTAPE 2 : IDENTIFIER SES OBJECTIFS

    Les 4 objectifs qui suivent constituent un excellent point de départ pour l’intégration de solutions numériques, au point d’être poursuivis par la majorité des fabricants :

    • Développer ses revenus – monétiser ses logiciels, proposer des modèles de tarification flexibles, et ajouter de nouveaux services et fonctionnalités au fil du temps
    • Accroître son efficacité opérationnelle – éliminer les processus manuels, mettre en œuvre une supervision/des services/une maintenance à distance, augmenter la précision des commandes et limiter les périodes d’indisponibilité
    • Haute satisfaction client – proposer une expérience utilisateur cohérente et optimisée, offrir aux clients des fonctionnalités en
    • Libre-service, et assurer la gestion des processus de bout en bout
    • Protéger la propriété intellectuelle – minimiser les utilisations non autorisées, mettre un frein aux abus liés aux ventes au marché gris, et améliorer la conformité avec une grande variété de technologies

    ÉTAPE 3 : PLANIFIER LA CROISSANCE DES REVENUS

    Le monde de l’automatisation industrielle s’oriente aujourd’hui vers la vente de « droits d’utilisation » au lieu de produits. Lorsque l’équipement entier est monétisé de cette façon, le fabricant en reste le propriétaire, et peut proposer des produits sous forme de services : par abonnement, paiement à l’utilisation ou au résultat (volume de voitures produites ou d’analyses effectuées etc.).

    Certaines sociétés proposent des modèles hybrides en continuant à vendre des équipements, tout en appliquant des modèles de monétisation flexibles uniquement à leurs logiciels. L’idée est d’aligner le prix sur la valeur pour que l’investissement soit justifié pour les clients, et afin que ceux-ci puissent facilement faire le lien avec la valeur qu’ils tirent de vos produits.

    La collecte de données des dispositifs en périphérie et leur stockage dans un centre de datacenter local (ou dans le cloud) sont également devenus une priorité. Les données sur l’utilisation et les capacités d’analyse intégrées aux produits, notamment, fournissent des informations quant à l’utilisation des logiciels, et peuvent en retour dicter les stratégies de développement.

    En identifiant les fonctionnalités à haute valeur ajoutée, les fabricants sont alors en mesure de repérer de nouvelles opportunités de monétisation, puis d’adapter leur stratégie de tarification à l’utilisation réelle du produit. Ce processus est également une des clés des modèles basés sur l’utilisation.

    Enfin, les fabricants peuvent également profiter de la virtualisation. Dans des environnements virtualisés, la gestion des licences joue un rôle majeur dans la protection des applications face au clonage accidentel. En fonction de votre stratégie de conformité, vous pouvez soit empêcher le clonage, ou utiliser des notifications pour suivre et gérer toute application clonée.

    ÉTAPE 4 : ACCROÎTRE L’EFFICACITÉ OPÉRATIONNELLE

    La standardisation des équipements peut aider à relever avec succès le défi consistant à lancer rapidement des produits, tout en maîtrisant les coûts de fabrication. En adoptant les modèles de licences adéquats, les fournisseurs de systèmes d’automatisation industrielle peuvent en effet créer différents produits sur le même socle matériel. Cette approche permet de réduire les dépenses en éliminant la nécessité de lignes de production supplémentaires et en minimisant les opérations d’inventaire. Des produits innovants peuvent alors être créés sur du matériel existant afin de limiter le coût et le temps nécessaires pour lancer des produits différenciés sur des marchés nouveaux et existants.

    En outre, en activant simplement des fonctionnalités ou de la capacité supplémentaire, les industriels peuvent également augmenter leurs ventes additionnelles et tirer parti d’opportunités de revenus supplémentaires. Ils peuvent ainsi offrir une expérience client plus positive en répondant à l’évolution des besoins des clients, sans avoir à changer leur matériel ou à bouleverser leurs opérations.

    De son côté, la mise à jour en continu des logiciels et de firmware est essentielle pour la sécurité, la conformité, ainsi que pour l’efficacité des processus de support. Ces mises à jour doivent être effectuées plus fréquemment et à l’aide de solutions automatisées. Le recours à des processus manuels et déconnectés ne vous permettra pas de vous adapter à l’évolution de votre clientèle et de votre nombre de logiciels, ni à l’augmentation des versions ou de la fréquence de vos mises à jour. Cette approche augmente également le risque de pertes de revenus jusqu’à 30 %, et ce en raison d’un certain nombre de facteurs : clients recevant des mises à jour alors qu’ils ne sont pas éligibles à des services de maintenance ; problématiques de sécurité liées à des vulnérabilités présentes au sein d’anciennes versions ; coûts de support et de développement élevés afin de prendre en charge une multitude de versions logicielles et d’en assurer la compatibilité, etc.

    ÉTAPE 5 : ACCROÎTRE LE NIVEAU DE SATISFACTION CLIENT

    Étant donné que ces nouveaux modèles de monétisation nécessitent des informations stratégiques dynamiques, les fabricants doivent fournir un accès direct – en libre-service – aux utilisateurs finaux dans un souci de transparence, et afin d’offrir davantage d’agilité à leurs clients. Imaginons un fabricant d’équipements intelligents cherchant à réduire ses coûts en externalisant sa production. Ou une usine ayant droit à 5 000 exécutions, et avec un modèle de paiement au résultat. Avec des informations disponibles en libre-service, ces sociétés pourront voir ce à quoi elles ont droit, leur consommation, et s’adapter comme nécessaire.

    ÉTAPE 6 : RENFORCER LA SÉCURITÉ ET LA PROTECTION DE LA PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

    La sécurité peut être efficace lorsqu’intégrée aux produits et à tous les niveaux d’un système IoT. Face au risque que représente le piratage, l’important pour les fabricants est de s’assurer de disposer de capacités de maintenance et de mise à jour automatisées, afin de pouvoir déployer et appliquer rapidement des correctifs.

    Les logiciels embarqués sont souvent basés sur des systèmes Linux, et 9 fois sur 10, les développeurs de solutions IoT utilisent du code open source. Vous devez donc vous assurer de rester en conformité avec les licences open source et de gérer les vulnérabilités de ces composants, qu’ils soient connus ou non, ce qui n’est pas une mince affaire. Une fois que vous avez identifié et assuré les suivis des éléments open source et tiers, vous pouvez alors en créer une nomenclature. Vous avez même la possibilité de mettre en œuvre des workflows d’autorisation afin que les nouveaux composants open source soient enregistrés avant d’être utilisés et livrés. En outre, la mise en œuvre d’outils alertant des vulnérabilités présentes dans les composants open source permet de limiter les risques, et de déployer des mises à jour de logiciels et de firmwares.

    Les logiciels embarqués peuvent également protéger les entreprises externalisant leurs processus de fabrication des abus liés aux ventes au marché gris. Et contrairement au matériel, les logiciels peuvent être modifiés ou mis à jour si des technologies de gestion des licences sont mises en place. Ainsi, avant de les rendre opérationnels, les fabricants ont la possibilité d’imposer à tous leurs équipements de contacter un serveur de licences dans le cloud afin d’obtenir une licence d’activation. Dans ce cas de figure, les appareils fabriqués illégalement échoueront dans cette tentative et ne seront donc pas en mesure de fonctionner.

    ÉTAPE 7 : PRÉPARER SON ENTREPRISE

    À l’heure où la pile logicielle IoT se fait de plus en plus omniprésente au sein des solutions d’automatisation industrielle, les fabricants sont de plus en plus conscients qu’ils doivent gérer plus que la chaîne d’approvisionnement matérielle. Pour y parvenir, ils peuvent s’orienter vers une solution d’automatisation de leur chaîne d’approvisionnement numérique, afin de gérer le cycle de vie client, ainsi que les produits et les droits d’utilisation de leurs logiciels.

    Étant donné que la mise en œuvre de nouveaux modèles de monétisation nécessite des changements opérationnels, il est important de préparer son organisation. Vos offres de produits évolueront à mesure que votre proposition de valeur se focalisera sur des solutions numériques, des données, et des résultats. Tout ceci aura un impact sur vos tarifs et le packaging de vos produits. Vos employés, habitués à vendre du matériel, devront maîtriser vos nouvelles offres numériques. Vos plans de rémunération vont également évoluer, ce qui affectera vos équipes commerciales, d’assistance, de service sur le terrain vos ingénieurs. Enfin, la mise en œuvre d’une monétisation flexible aura également une influence sur vos flux de trésorerie. En effet, vos clients verront leurs options s’élargir au-delà des licences perpétuelles et bénéficieront ainsi de davantage de flexibilité, ce qui devrait limiter les fluctuations au niveau de votre trésorerie.

  • Comment suivre et gérer les dépenses relatives au Cloud ?

    Comment suivre et gérer les dépenses relatives au Cloud ?

    Par Matt Fisher Vice-président, Snow Software

    Auparavant, il était de la responsabilité du fournisseur de gérer les coûts et de s’assurer de la rentabilité des logiciels utilisés. Avec le Cloud, ce sont les entreprises qui doivent désormais veiller à optimiser l’utilisation des logiciels afin de ne pas trop dépenser. 

    La transition du déploiement des logiciels sur site à l’utilisation des logiciels dématérialisés en mode Cloud se poursuit sans relâche. Selon Gartner, « en 2021, plus de 70 % des entreprises utiliseront des applications de bureau en mode Cloud »[1] en raison des économies qu’elles pourront réaliser sur les coûts d’infrastructure et de maintenance, et de l’agilité offerte par les applications SaaS. Toutefois, ces avantages s’accompagnent de la difficulté croissante à suivre et à limiter l’utilisation des logiciels et les dépenses associées. Les déploiements IaaS et SaaS peuvent rapidement aboutir à des dépenses imprévues et à une explosion des coûts dues au surprovisionnement des comptes utilisateur, à des autorisations excessives et à l’utilisation abusive et coûteuse d’environnements virtuels.

    En outre, de nombreux déploiements SaaS sont effectués sans impliquer le département IT ou à son insu. Le pourcentage des dépenses technologiques contrôlées par les entités fonctionnelles devrait passer de 17 % actuellement à 50 % en 2020, ce qui complique encore plus le contrôle des dépenses.

    Quelles sont les changements pour le DSI et son équipe ? Comment les entreprises peuvent-elles éviter d’importants dépassements de budget et optimiser leurs investissements dans le Cloud ?

    La première étape consiste à obtenir une visibilité de tous les logiciels utilisés, quel que soit l’acheteur ou le modèle de déploiement. Ensuite, le département IT doit identifier les leviers d’optimisation des dépenses, tels que les abonnements payés et non utilisés, et s’assurer de l’adéquation des licences par rapport aux besoins des utilisateurs.

    Les entreprises sont souvent tentées d’utiliser les portails d’administration fournis par les éditeurs de logiciels de Cloud computing (tels que Microsoft). Toutefois, cette approche pose un certain nombre de problèmes. Premièrement, les vues fournies par les éditeurs de logiciels ne se concentrent ni sur l’optimisation de l’utilisation ni sur la réduction des dépenses en fonction des besoins réels des utilisateurs. Ensuite, ces portails fournissent rarement une vue globale de l’utilisation des logiciels sur site et en mode Cloud. Enfin, face à l’augmentation des applications SaaS utilisées, le département IT peut être amené à utiliser des dizaines de portails distincts sans avoir une vue consolidée de l’utilisation des logiciels.

    Les solutions de gestion des actifs logiciels (SAM, Software Asset Management) apportent la visibilité nécessaire pour créer une vue adéquate de l’utilisation des applications SaaS dans l’ensemble de l’entreprise. Les solutions SAM éprouvées fournissent des informations complètes sur l’utilisation des ressources sur site et en mode Cloud pour produire une vue unique de plusieurs plates-formes de déploiement. Ainsi, les clients contrôlent en toute connaissance de cause l’utilisation des suites SaaS et des logiciels sur site.

    « En 2021, plus de 70 % des entreprises utiliseront de nombreuses applications de bureau en mode Cloud » – Source : Gartner

    L’efficacité des solutions SAM pour assurer la conformité des licences et répondre aux audits des éditeurs de logiciels n’est plus à démontrer, mais les DSI s’appuient de plus en plus sur ces solutions pour optimiser l’utilisation des applications SaaS et éliminer ainsi les coûts inutiles. Cet argument est étayé par le commentaire suivant de Gartner : « En 2020, en ce qui concerne 40 % des logiciels, les entreprises utiliseront les solutions SAM en priorité pour éliminer les dépenses inutiles dans les contrats « en tant que service » plutôt que pour assurer la conformité des licences avec les conditions des éditeurs de logiciels ». Dans un monde où le modèle SaaS est de plus en plus utilisé, les solutions SAM sont de plus en plus importantes.

    Le Cloud simplifie les processus métiers dans de nombreux secteurs. Au cœur des opérations IT, la technologie SAM est idéale pour s’adapter aux problèmes de gestion des coûts. Les entreprises ne veulent payer que ce qu’elles consomment et les DSI voient l’intérêt de déterminer les coûts d’utilisation des logiciels avec une solution SAM.

    Selon Gartner, les structures de renseignement et opérationnelles peuvent réduire leurs dépenses logicielles à hauteur de 30 % au cours des 12 premiers mois[2].  Plutôt que d’être la chasse gardée d’une petite équipe isolée et utilisée uniquement à des fins d’audit, la technologie SAM est au cœur des opérations IT et a un rôle important à jouer en aidant les DSI à atteindre leurs objectifs prioritaires.

    Face à l’adoption des solutions Cloud, les processus SAM devront être davantage affinés et permettre de collecter des données provenant de nombreuses sources différentes. Avec l’accélération de la transformation digitale, les responsabilités du département IT ont évolué bien au-delà de la fourniture de services pour se concentrer sur l’impact des solutions numériques sur l’ensemble de l’entreprise.

    Au cœur de tout cela, les solutions SAM assurent la conformité des licences et sont d’une importance capitale pour obtenir une vue des licences utilisées et des sources de données, et faciliter ainsi la transformation digitale des entreprises.

    [1] Gartner, novembre 2016, « Current State of Cloud Office and What To Do About It »

    2 « Cut Software Spending Safely With SAM », publié le 16 mars 2016, analystes : Hank Marquis, Gary Spivak, Victoria Barber

    Rendez vous au salon 

     

  • Quand les salariés français sont figés dans le passé …

    La nouvelle enquête Service Experience Index révèle que les salariés français sont figés dans le passé

     L’étude réalisée par ServiceNow constate que les principaux services grand public sont 103 % plus performants que les services sur le lieu de travail

    Une nouvelle enquête Service Experience Index, publiée par ServiceNow (NYSE : NOW), spécialiste du cloud d’entreprise, met en lumière un écart considérable entre les services utilisés dans notre vie personnelle et sur notre lieu de travail. En dépit d’avancées technologiques majeures favorisant une expérience client de qualité à l’image d’Uber, Amazon et Airbnb, la plupart des entreprises n’intègrent pas ces capacités dans les services destinés à leurs collaborateurs.

    ServiceNow a interrogé 2400 cadres à travers le monde, dont 500 en France, en les invitant à noter leur expérience vis-à-vis de services courants pour le grand public et de services typiques en entreprise, en fonction de huit critères*, notamment la vitesse d’exécution et la facilité d’utilisation. Les résultats complet sont disponibles dans un nouveau rapport intitulé « Today’s State of Work: The Service Experience Gap » (intégralité de l’étude téléchargeable ici)

    En France, des services de base sur le lieu de travail, tels qu’ouvrir un bon de commande, contacter les RH ou faire appel au support informatique, recueillent des notes nettement inférieures à celles des services grand public en ligne, et ce suivant tous les critères.

    Résultats marquants pour la France

     Dépendance excessive à l’e-mail : 36 % des cadres se servent de l’e-mail pour faire appel à des services sur leur lieu de travail, soit sept fois plus que pour les services grand public (5 %).

    Freins à l’innovation : 49 % des cadres affirment que les services manuels sur le lieu de travail leur laissent moins de temps pour des initiatives stratégiques, et 37 % que les processus manuels brident leur productivité.

    Une révolution mobile qui se fait encore attendre :seuls 7 % des cadres emploient une application mobile pour solliciter des services sur leur lieu de travail, contre 22 % pour les services grand public.

    Trop d’analogique : 82 % des cadres disent utiliser l’e-mail parfois voire souvent pour connaître le statut de leur demande, une proportion très éloignée de celle généralement observée chez les consommateurs.

    Impact de l’e-mail et des processus manuels

    L’étude révèle que plus d’un tiers (37 %) des entreprises à travers le monde continuent d’utiliser principalement des services manuels, tels que l’e-mail, le téléphone et les réunions, ce qui a des retombées négative majeures :

    • La notation pour les entreprises utilisant essentiellement des services manuels est seulement de 25, soit 60 % inférieure à celle des services grand public.
    • Seuls43 % des cadres employant des services manuels les jugent faciles à utiliser, contre 79 % des utilisateurs de services grand public.
    • Seuls 19 % des cadres utilisant principalement des services manuels au travail les estiment rapides, contre 65 % pour les services grand public.
    • Les cadres passent en moyenne quatre heures sur 24 à traiter des e-mails professionnels (trois heures au travail et une à la maison).

    Quelle est la solution ?

    L’automatisation des services sur le lieu de travail permet de commencer à réduire l’écart avec les services grand public, entraînant une amélioration de 50 % de la notation des premiers dans l’enquête Service Experience Index. Quand un service est automatisé :

    • Les cadres sont 40 % plus nombreux à le trouver facile à solliciter, et près de 60 % à le juger rapide.

    Comparaisons entre secteurs

    • Les services financiers sont plus enclins à automatiser les processus : 41 % contre 32 % pour l’ensemble des secteurs.
    • Les administrations et les entreprises du secteur public présentent le pourcentage le plus élevé de services principalement manuels au travail : 43 % contre 37 % en règle générale.
    • Le secteur des nouvelles technologies est le plus susceptible d’utiliser des applications mobiles pour les services sur le lieu de travail (16 % contre 5 %) et le moins susceptible d’employer l’e-mail pour faire appel à ces services (35 % contre 47 %).

    « Notre enquête Service Experience Index fait clairement ressortir le fossé préoccupant entre les services grand public et sur le lieu de travail », commente Christophe Bouchardeau, directeur France de ServiceNow. « Aujourd’hui, le personnel des entreprises vit dans le monde du Web et des mobiles, où la logique des machines accomplit le plus gros des tâches. Or, au travail, les entreprises attendent de leurs collaborateurs qu’ils sollicitent manuellement des services par e-mail, ce qui leur fait perdre du temps et rallonge les délais. »

    Les entreprises peuvent combler ce fossé entre les services grand public et sur le lieu de travail en se concentrant sur l’optimisation des processus, leur automatisation, ainsi que la création d’une interface frontale agréable pour l’utilisateur. Voici une ébauche de la marche à suivre :

    1. Identifier les tâches nécessitant une coordination entre les collaborateurs ou entre différents départements de l’entreprise.
    2. Esquisser le processus de coordination puis définir en quoi il doit consister.
    3. Concevoir une interface intuitive et fluide pour les utilisateurs.
    4. S’inspirer d’outils grand public tels que les portails, les workflows et les catalogues.
    5. Procéder au suivi et à l’analyse des services.

    « Les entreprises doivent transformer les processus sous-jacents des services sur le lieu de travail. A l’instar des prestataires grand public, elles doivent offrir des services sur mesure. En adoptant des logiciels et pratiques de gestion des services, elles ont la possibilité de remplacer les e-mails, appels téléphoniques et tableurs isolés par des workflows cohérents et automatisés. Ce faisant, elles pourront améliorer l’efficacité de leurs services métiers, en les rendant aussi simples et intuitifs que les services grand public utilisés par leurs collaborateurs à la maison », ajoute Christophe Bouchardeau.

    Les entreprises peuvent s’inspirer des pionniers qui ont ainsi montré la voie en matière de gains de productivité, témoin cette étude IDC. Pour en savoir plus, consultez le site de ServiceNow.

    Critères de notation de l’enquête Service Experience Index

    *Les critères sont au nombre de huit :

    1. Facilité de demande ou de commande des services
    2. Rapidité de l’ensemble du processus, depuis la demande jusqu’à l’exécution des services
    3. Accessibilité des services sur un mobile, pour vérification de leur statut
    4. Rapidité de détermination des services ou produits disponibles
    5. Alertes sur le statut de la demande
    6. Alertes sur la date estimée de livraison ou d’exécution
    7. Facilité de comparaison avec d’autres services
    8. Formulation de recommandations en fonction des choix précédents

     

    Méthodologie

    • ServiceNow a commandé à Lawless Research la conception et le réalisation d’une étude sur la situation au travail dans des entreprises de 500 salariés ou plus.
    • L’enquête a été réalisée sous la forme de questionnaires d’une dizaine de minutes, du 25 mars au 4 avril 2016, en Allemagne, en Australie, aux Etats-Unis, en France, au Royaume-Uni et à Singapour.
    • 2400 cadres supervisant au moins un collaborateur et utilisant des services transversaux au sein de leur entreprise ont participé à l’enquête, dont 500 cadres en France.
    • Research Now, une société indépendante d’études de marché,a organisé l’enquête en ligne et fourni le panel de participants.
    • La marge d’erreur de l’étude est de ±2 points de pourcentage, pour un degré de confiance de 95 %. Les tests d’écart significatif ont été effectués au niveau 0,01 (soit 99 % de probabilité que l’écart soit réel, et non le simple fruit du hasard).

     

     

     

  • La mise en oeuvre de la transformation numérique, c’est maintenant !

    Les trois P : se doter des outils pour une transformation numérique réussie

    Par Jean-Pierre Ullmo, Vice-président Ventes pour la zone EMEA de Changepoint

    Le temps des discussions relatives aux transformations numériques est terminé. À présent, les entreprises ont atteint l’étape des investissements et de la mise en œuvre de leurs plans. Selon les prévisions récentes d’IDC, l’expansion des stratégies numériques d’entreprise définira plus de la moitié des dépenses informatiques des entreprises dans les deux prochaines années, et représentera 60 % de celles-ci d’ici à 2020.

    Il s’agit probablement de l’un des projets individuels les plus vastes qu’une entreprise aura jamais à entreprendre, avec des investissements considérables en temps, en argent et en ressources humaines. La pression sera très forte pour parvenir à un résultat satisfaisant, et les entreprises ne disposeront que d’une période limitée pour la mise en œuvre avant que les opportunités ne leur échappent et que l’aspect stratégique de la transformation ne perde de sa pertinence.

    Sans les outils de gestion de projet adaptés à la mission, la mise en œuvre sera extrêmement difficile à réaliser. Voici les trois domaines essentiels sur lesquels les entreprises devront se concentrer pour assurer le succès de leurs grands projets de transformation numérique.

    1)     Projets

    Si l’entreprise comprend un bureau de gestion des projets, il est probable que celui-ci sera en charge de la plupart des activités de transformation numérique. Cela risque de ralentir l’activité, car les mises à jour doivent être discutées en détail avec ce bureau au fur et à mesure de la progression. Cela peut également isoler l’activité du reste de l’entreprise, créant ainsi des silos et des risques, et ne produisant pas de bénéfices à l’échelle de l’entreprise une fois le projet terminé.

    Pour éviter que ces problèmes ne surviennent, la gestion de portefeuille de projets doit apporter de la visibilité, de sorte que les bureaux centralisés de gestion des projets ne soient pas nécessaires. Les services à travers l’entreprise peuvent être habilités à assumer les responsabilités de leurs propres progrès. La disponibilité des outils de gestion de projets pour l’ensemble du personnel de l’entreprise, notamment pour planifier, suivre et gérer l’exécution du programme, garantira un rythme d’avancement satisfaisant.

    2)     Personnes

    Dans un contexte où les projets croissent et sont toujours plus nombreux, il devient de plus en plus difficile de savoir quelles compétences possèdent les personnes de l’entreprise. Connaître les compétences internes est une chose, mais vous devez également savoir à quel moment elles sont disponibles afin de pouvoir les utiliser dans le cadre d’un projet. Ainsi, les entreprises doivent s’assurer qu’elles disposent de la capacité à allouer les ressources de manière efficace, à schématiser précisément la nature des équipes et des services, et à identifier les opportunités d’externalisation du travail, le cas échéant.

    3)     Processus

    Bien que les transformations numériques constituent un processus à l’échelle de l’entreprise, la nature des processus de dépenses de l’entreprise signifie que les investissements effectués dans ce projet d’envergure peuvent être tirés des différents services. Si l’activité peut être répartie entre différents services, un risque de création de silos existe. Lorsque l’activité est en cours, il est essentiel de ne pas perdre de vue la stratégie globale, sous peine d’obtenir un produit fini non conforme aux exigences convenues au préalable. Ici, les stratégies doivent être définies, avec des initiatives assez claires pour être comprises par l’ensemble des membres de l’équipe. Au fur et à mesure de la progression, les projets émanant de différents services de l’entreprise doivent être alignés, et les résultats représentés afin de s’assurer que chacun sache clairement vers quel objectif il faut tendre.

    P comme positif

    Étant donné que plus de la moitié des dépenses informatiques sera consacrée à la transformation numérique, il est impératif que des outils soient mis en place pour s’assurer que l’ensemble des services de l’entreprise travaillent ensemble à l’obtention d’un résultat positif. Prendre du temps au début du projet pour vérifier l’absence de création de silos et le partage de l’intelligence à travers l’entreprise est une étape incontournable.

    En pensant intelligemment et en mettant en place les outils appropriés pour atténuer les difficultés courantes relatives aux projets, aux personnes et aux processus, les entreprises se placent sur la voie idéale pour une transformation réussie.