Étiquette : process

La valeur des contenus

Par John Newton, CEO d’Alfresco 

Quand on parle de contenus, on part généralement du principe qu’il s’agit simplement de textes dans un document Word ou de données sur une feuille Excel, ou à la limite de contenu vidéo. Pourtant, on ne s’en rend généralement pas compte, mais tout ce que nous faisons dans notre vie quotidienne crée du contenu appelé à être traité par différentes organisations, depuis nos fichiers Excel traditionnels jusqu’aux applications de gestion d’emploi du temps en passant par les données de nos cartes de crédit, qui transitent jusqu’à notre banque.

Pendant longtemps, les gens se sont contentés de ranger ce contenu sous la dénomination générique de « big data », ce flux infini d’information non structurée dont les organisations débordent. Mais ce contenu va bien au-delà du simple big data. Cette étiquette ne rend pas justice à la valeur véritable de l’information. En réalité, sans contenu, les entreprises seraient incapables de continuer à fonctionner. Elles ne pourraient fournir aucun des services que nous attendons d’elles. Ce contenu est si important qu’il peut subrepticement devenir le bien le plus précieux d’une organisation.

On estime que le volume de contenu au sein des organisations aura doublé à la fin de la décennie. Pour une organisation moyenne, cela peut impliquer la gestion de près d’un milliard de données. Il est physiquement impossible de savoir précisément ce qu’est au juste tout ce contenu ou l’utilisation qu’il faut en faire. Si les collaborateurs devaient s’atteler à cette tâche, ils passeraient leur temps à lutter pour trouver le contenu dont ils ont besoin au lieu de travailler et d’être productifs. Pour pouvoir continuer à se développer et se doter d’avantages concurrentiels, les organisations doivent absolument résoudre les difficultés liées à leurs contenus avant qu’il ne soit trop tard – avant que ce précieux contenu ne devienne un poids trop lourd à porter.

Cela implique de maîtriser ses processus : sans cela, aucun contenu ne peut se révéler de la moindre utilité. Lorsqu’une personne ou un processus a besoin d’accéder à une information ou de l’utiliser, le temps que cela nécessite doit absolument être pris en considération. Pour y parvenir, les organisations ont tout intérêt à se concentrer sur les besoins de l’utilisateur et sur le résultat escompté : il s’agit alors de s’intéresser aux axes de travail et aux processus des collaborateurs pour trouver des solutions. Dans ce cadre, il est nécessaire de s’appuyer sur des facteurs comme l’identité des collaborateurs, ce sur quoi ils travaillent, à quel niveau du processus ils se trouvent, avec qui ils travaillent et ce qu’ils essayent d’accomplir. C’est en adoptant cette approche sur mesure du contenu que toute entreprise, quelle que soit sa taille, peut parvenir à intensifier considérablement son engagement, accélérer son processus de prise de décision et apporter de la valeur ajoutée à son activité.

Dans l’ère numérique où nous vivons aujourd’hui, qui voit les technologies évoluer à une vitesse incroyable, nous sommes amenés à créer de plus en plus de contenu, mais aussi à créer des moyens de gestion de contenu plus intuitifs. En améliorant ces moyens, nous atteindrons un jour un stade où les collaborateurs n’auront plus besoin de sacrifier leur productivité et leur temps de travail à la recherche du contenu dont ils ont besoin. Les technologies sur lesquelles nous nous appuyons commenceront à comprendre ce sur quoi nous travaillons et à nous fournir de façon intuitive d’autres contenus adaptés et utiles créés par nos équipes. Cela nous permettra d’intégrer harmonieusement les contenus et les processus à nos méthodes de travail actuelles, en optimisant la relation contextuelle qui lie l’utilisateur au contenu.

Par exemple, imaginons que nous cherchions à redessiner un espace de bureaux. Nous pourrions instantanément accéder aux plans du bâtiment et à la réglementation locale, sans que cela n’oblige des collaborateurs à fouiller dans ce qui représente potentiellement des centaines de dossiers à la recherche de l’information requise. Les technologies intuitives de ce type présentent des possibilités d’application particulièrement intéressantes. Dans les services publics, elles peuvent permettre au contenu de devenir plus autonome au sein de l’organisation : dans un hôpital, le dossier de chaque patient pourrait se retrouver automatiquement, au moment voulu, dans les mains des médecins et pharmaciens concernés. De leur côté, les patients recevraient un traitement plus efficace sans avoir à faire de concessions sur la qualité des soins.

Le fonctionnement de nos lieux de travail repose sur l’utilisation du contenu sous toutes ses formes. Si bien que le contenu est désormais devenu la valeur sur laquelle de nombreuses organisations s’appuient. Il joue un rôle crucial pour l’information des clients, la propriété intellectuelle et les rapports financiers. Mais il ne s’agit pas uniquement du contenu en lui-même : cela doit permettre à l’activité au quotidien d’évoluer en s’intégrant aux processus et aux axes de travail utilisés chaque jour. L’avenir de la diffusion efficace de contenu est à portée de main. Il est nécessaire pour les entreprises d’investir dès aujourd’hui dans la gestion de cet actif précieux et si crucial.