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Étiquette : dématérialisation

  • Dématérialisation RH qui gagne ?

    79% des salariés* en faveur d’un outil en ligne sécurisé

    Aurélien Simon, Chef de produit Neobox RH, Neopost France

    Depuis le 1er janvier 2017 et l’entrée en vigueur de la loi Travail, les employeurs peuvent proposer à leurs salariés la dématérialisation générale de leurs bulletins de paie, sans accord préalable. Sauf opposition du salarié (opt-out), l’employeur peut remettre les bulletins sous forme électronique, dans des conditions garantissant l’intégrité, la disponibilité pendant 50 ans (ou jusqu’aux 70 ans du salarié), la confidentialité des données et l’accessibilité depuis le Compte Personnel d’Activité (décret du 16/12/2016). Dans ce contexte simplifiant la dématérialisation des bulletins de paie, les entreprises doivent faire face à un véritable tournant qui se traduit par une accélération du marché de la digitalisation RH. Mais quid des avantages pour les salariés et les employeurs ?

    Une réponse aux enjeux de l’optimisation de la gestion RH

    Pour l’employeur, la mise en place d’un projet de dématérialisation RH représente une excellente occasion de s’interroger sur sa gestion actuelle du bulletin de paie et sur l’ensemble de son processus métier. Il s’agit en effet d’envisager ce projet d’un point de vue global autour de la dématérialisation du bulletin de paie, mais aussi d‘y intégrer tous les documents RH au sens large : notes internes, relevés d’heures, bulletins d’intéressement, signature électronique des contrats de travail etc., le tout via une solution modulable et évolutive. L’enjeu consiste à simplifier le quotidien du service RH en optimisant les processus jusqu’à la digitalisation complète du dossier salarié. De cette manière, le service RH accède et gère à tout moment l’ensemble des documents de chaque collaborateur, depuis son recrutement jusqu’à son départ de l’entreprise.

    Dans ce cadre, disposer d’une solution unique permettant de diffuser simultanément les documents au format dématérialisé ou d’externaliser leur envoi par courrier est un réel atout pour saisir toutes les opportunités offertes par la dématérialisation de documents RH.

    Au-delà du gain de temps qui permet aux RH de se concentrer sur leurs missions stratégiques, la dématérialisation des bulletins de paie et des documents RH se traduit par des économies significatives et à long terme sur les coûts d’envoi, d’affranchissement et d’archivage, tout en participant à une démarche de développement durable. De plus, proposer aux salariés des services innovants à forte valeur ajoutée tels que des coffres forts électroniques participe fortement à la valorisation de la marque employeur.

    Au moment de choisir une solution de dématérialisation RH, il est primordial de veiller à un certain nombre de critères tels que la garantie d’intégrité des bulletins de paie électroniques, les modalités d’archivage et la compatibilité avec le CPA, la sécurité des données, la possibilité d’envoyer les bulletins de paie et autres documents RH au format électronique ou bien au format papier en cas de refus du salarié de les recevoir dans un coffre-fort électronique, etc.

    Néanmoins, sélectionner la solution de coffre-fort salarié associée au logiciel de paie de l’entreprise comporte des avantages mais aussi des limites. En effet, en cas d’insatisfaction du prestataire de paie ou de migration de logiciel, le dispositif sera à repenser intégralement, contrairement à d’autres solutions du marché qui s’adaptent à tous des logiciels de paie et permettent de conserver une indépendance totale entre le choix du logiciel de paie et le coffre-fort salarié.

    79% des salariés* en faveur d’un outil en ligne sécurisé

    Pour le collaborateur, la dématérialisation des documents RH comporte également de nombreux avantages qui contribuent à renforcer son « expérience salarié » dès son entrée dans l’entreprise.

    Grâce au coffre-fort électronique mis à la disposition de chaque salarié, la gestion des bulletins de paie et des documents RH est grandement facilitée. Ils sont diffusés et centralisés dans cet espace sécurisé, accessible 24h/7. Le temps passé à la recherche de documents et les risques de perte causés par des sinistres sont donc considérablement réduits. Depuis son coffre-fort, le salarié peut également modifier son choix de réception en toute autonomie. Ainsi, le système s’adapte automatiquement au besoin, sans contrainte pour l’employeur de passer de l’électronique vers le papier ou inversement. La gestion de « la base salariés » s’en trouve simplifiée.

    De même, la compatibilité du coffre-fort salarié avec le Compte Personnel d’Activité garantit l’accès à l’ensemble des bulletins de paie dématérialisés reçus tout au long de la carrière, en un espace unique, même en cas d’évolution professionnelle dans différentes sociétés. Enfin, la plupart des solutions du marché proposent un espace personnel pour conserver ses documents importants ou archiver l’historique de ses bulletins de paie papier, associé à des possibilités de partage en ligne. Ces solutions sont très utiles lors de démarches administratives.

    Le constat est sans appel : les services RH et les salariés sont prêts. La digitalisation de la fonction RH s’accélère et une majorité de DRH se sentent aujourd’hui matures vis-à-vis de ce phénomène. De plus, les salariés ont de fortes attentes en termes de digitalisation RH.

    La dématérialisation des documents RH représente une innovation majeure qui répond à de profondes attentes des services RH et des salariés. La dématérialisation des bulletins de paie est une première étape rendue possible grâce à un cadre réglementaire favorable. A terme, l’ensemble des documents RH ont vocation à être dématérialisés, bien que l’enjeu de pouvoir les diffuser au format papier reste essentiel. Il s’agit d’une réelle opportunité de franchir une nouvelle étape dans la transformation digitale de l’entreprise et des échanges qu’elle entretient avec ses collaborateurs.

    L’étude réalisée par l’IFOP* en mai 2017 rappelle que plus d’un français sur quatre pense avoir déjà perdu des bulletins de paie, et 79% sont prêts à les recevoir en version électronique sur un outil en ligne sécurisé. Pourtant, seules 10% des entreprises le proposent aujourd’hui…

     

    *Etude IFOP réalisée pour Neopost France sur les Français et leurs bulletins de salaire

     

     

  • 2017 : une année riche en actualités légales et sociales pour les entreprises françaises

    2017 : une année riche en actualités légales et sociales pour les entreprises françaises

    Si chaque année comprend son lot de nouveautés légales, fiscales et sociales, 2017 est marquée par l’entrée en vigueur d’importantes mesures qui vont impacter les entreprises dans les domaines de la paie et des ressources humaines. Sage, leader du marché et de la technologie pour les solutions intégrées de gestion commerciale, de comptabilité et de paie, propose de faire le point afin d’aider les entrepreneurs à mieux appréhender ces mesures et les aider dans leur mise en conformité. 

    Des mesures pour faciliter et simplifier la gestion de la paie pour l’entreprise

    Déclaration Sociale Nominative – (Généralisation DSN Phase 3) :

    Depuis le 1er janvier 2017, toutes les entreprises privées ont l’obligation de passer à la déclaration sociale nominative (DSN). La DSN change les modes de fonctionnement habituels des entreprises. Cette déclaration automatise la transmission de la majorité des déclarations des entreprises et les remplace. Déjà obligatoire pour les grandes entreprises depuis mai 2015, la DSN est également une réalité pour les nombreuses entreprises (PME et TPE) qui ont décidé d’anticiper au travers des différentes phases pilotes depuis 2013.

    Lancée par l’Etat dans une logique de simplification administrative pour les entreprises, la DSN se présente comme un préalable du prélèvement à la source de l’impôt qui doit aboutir en 2018.

    Dématérialisation du Bulletin de salaire

    Dans le cadre de l’article 54 du projet de loi de la réforme du code du travail de la ministre du Travail, Myriam El Khomri, les entreprises peuvent depuis le 1er janvier, remettre à leurs salariés les bulletins de paie de façon systématique sous forme électronique.

    Depuis la loi du 12 mai 2009, le bulletin de paie électronique était soumis à l’accord préalable du salarié. Désormais, il sera distribué par défaut sous forme électronique aux salariés par les employeurs qui le souhaitent. Seule une opposition formelle du salarié permettra d’obtenir une version papier. Les avantages du bulletin de paie électronique sont économiques, écologiques et organisationnels.

    Cette fiche de paie électronique doit être remise et conservée « dans les conditions de nature à garantir l’intégrité des données », plusieurs conditions sont donc requises :

    – possibilité d’identifier l’émetteur pour éviter la fraude,

    – conservation sous forme électronique,

    – le bulletin de paie ne pourra ni être conservé ni être reçu sur une boîte mail, il devra être hébergé dans un espace sécurisé personnel,

    – la solution qui permet d’accéder à ses bulletins de salaire doit être indépendante de l’employeur. Le salarié doit pouvoir y accéder facilement et gratuitement dans le cas où il changerait d’entreprise. En cas de cessation d’activité de l’employeur, ou du prestataire, les salariés doivent être informés de la fermeture du service de mise à disposition du bulletin de paie au moins trois mois à l’avance afin de pouvoir récupérer les bulletins de paie stockés.

    Le projet de loi propose que la remise du bulletin de salaire dématérialisé soit effectuée sous la forme d’un hébergement des données par les services en ligne associés au Compte Personnel d’Activité (CPA).

    Le document pourra être disponible sur cette plateforme numérique qui regroupe le compte personnel de formation et le compte pénibilité. Sa gestion en a été confiée à la Caisse des Dépôts et Consignations (CDC).

    Clarification du bulletin de salaire

    Le décret a bien été publié au Journal Officiel le 25 février 2016 et entre en vigueur le 1er Janvier 2017 pour les entreprises de plus de 300 salariés et le 1er janvier 2018 pour toutes les entreprises. Ce nouveau bulletin est censé apporter plus de lisibilité pour le salarié, principalement du fait d’un regroupement des cotisations par grande nature (Santé, Retraite, Assurance Chômage …). Il fait apparaître le montant total des allégements de cotisations.  Certains contours de sa mise en place restent à préciser (intitulés de rubriques, allègements, régularisations, etc…)

    Vers plus de transparence et de protection sociale pour le salarié

    Compte Personnel d’Activité

    Depuis le 1er janvier 2017, chaque salarié peut désormais créer son Compte Personnel d’Activité (CPA) Ce compte permet à chaque salarié de réunir et d’accéder à tous les droits acquis au long de sa carrière tant en matière de formation, ou de pénibilité. Le salarié peut aussi y consulter ses bulletins de paie dématérialisés. Il s’ouvre dès l’entrée du salarié sur le marché du travail.

    L’objectif est de centraliser des informations essentielles afin que le salarié puisse connaitre et mobiliser directement ses droits en y accédant par le biais d’un portail en ligne. Le Compte Personnel d’Activités regroupe les informations contenues au sein du compte personnel de formation (CPF), du compte pénibilité et du compte engagement citoyen.

    Le titulaire du compte bénéficie aussi de conseils et d’un accompagnement pour exercer ses droits dans la réussite de son projet professionnel.

    Toute personne active âgée d’au moins 16 ans (ou 15 ans pour les apprentis) peut ouvrir un CPA dès lors qu’elle exerce un emploi, qu’elle est en recherche d’emploi ou accompagnée dans un projet d’orientation et d’insertion professionnelles, ou qu’elle est accueillie dans un établissement et service d’aide par le travail.

    Les retraités ou les personnes qui ne remplissent aucune des conditions peuvent également ouvrir un CPA mais leurs droits seront alors limités à l’accès à la plate-forme en ligne ainsi qu’au compte engagement citoyen.

    Pour utiliser ses droits, le titulaire du compte doit accéder à un service en ligne géré par la Caisse des Dépôts et Consignation :https://www.moncompteactivite.gouv.fr

    Infographie actualités légisociales 2017

  • Quand la digitalisation des processus documentaires améliorent la relation client

    Amélioration des relations clients et automatisation des échanges, drivers du marché de la dématérialisation

    Par le cabinet Markess 

    A l’occasion du Salon Solutions Démat’, qui a lieu du 20 au 22 septembre 2016 (Paris Expo – Porte de Versailles), MARKESS présentera lors d’un atelier quelques-unes de ses dernières analyses publiées dans le cadre de son programme dédié à la gestion des processus documentaires et au digital. L’occasion notamment de revenir sur l’amélioration des relations clients grâce à la digitalisation des processus documentaires.

    Le digital transforme l’entreprise, ses processus métiers mais aussi ses processus documentaires. De nouveaux besoins se créent, notamment en matière de gestion documentaire. Mi-2016, 82% des décideurs interrogés par MARKESS jugent ces besoins importants et demandent qu’ils soient mieux pris en compte dans le cadre des projets de transformation numérique conduits par leur entreprise.

    L’introduction du numérique dans la gestion des processus documentaires, comprenant en premier lieu la dématérialisation des documents jusqu’ici reçus et émis au format papier, est vue comme une réelle opportunité par les entreprises mais elle implique certaines adaptations. Avec la digitalisation, la gestion documentaire devient en effet multicanale, hybride, mobile, instantanée, collaborative… avec à la clé, la promesse de gagner en efficacité, en productivité mais aussi en satisfaction, en qualité et en compétitivité.

    Appréhender ces dimensions digitales demande donc de réviser la façon dont les documents sont dématérialisés, traités, gérés, diffusés, protégés, valorisés… tout particulièrement ceux échangés avec les clients, qu’ils soient externes ou internes à l’entreprise (les DRH considèrent et gèrent de plus en plus le collaborateur en tant que client). Qu’il s’agisse de processus de vente, de relation client ou de ressources humaines, la notion de CLIENT est de plus en plus prégnante. Dans ce contexte, MARKESS identifie 5 composantes clés que doivent désormais impérativement intégrer les entreprises dans la gestion de leurs processus documentaires :

    • Interagir en temps réel, afin de raccourcir les délais de production des documents, de réponse aux demandes entrantes des clients…
    • Adopter le mode multicanal, incontournable car il répond aux usages et aux attentes des clients.
    • S’adapter à l’hybridation des flux documentaires, conséquence de la multicanalité qui entraîne la cohabitation de documents physiques et numériques, aussi bien en réception qu’en diffusion.
    • Intégrer les usages mobiles qui se généralisent et connaissent une innovation incessante, en ayant en ligne de mire de favoriser l’expérience utilisateur.capture-decran-2016-09-21-a-11-53-59
      • Activer des workflows, indispensables à la circulation des informations mais aussi pour faciliter la collaboration autour des documents et s’assurer de leur traçabilité dans un contexte où la criticité des informations croît. Au-delà des workflows, l’enjeu porte également sur la gestion de dossiers.

      Reste à réorganiser et à mener le changement… L’organisation en silos et la peur du changement induit par le numérique sont parmi les 5 principaux écueils auxquels sont confrontées les entreprises dans leurs projets d’optimisation des processus documentaires. Plus d’un tiers des interviewés mettent également en avant le manque de compétences en interne pour les mener à bien. Le besoin en accompagnement est donc fort et se reflète dans les chiffres du marché. Comme le souligne Hélène Mouiche, Analyste Senior responsable du programme FLOW chez MARKESS, “en 2016, plus de 60% du marché de la dématérialisation des documents et processus relèvent de prestations de services (conseil, conduite du changement, AMOA, intégration, BPO…) !”
      D’ici 2018, la croissance du marché, de l’ordre de +6% en moyenne annuelle, restera tiré par les besoins forts émis par les directions métiers en matière de digitalisation, des besoins soutenus par une législation de plus en plus incitative, voire contraignante (cf. digitalisation des bulletins de paie avec la loi travail, facturation électronique avec la loi pour la croissance…). L’orientation métier prise par le marché ces dernières années se concrétise à travers des offres packagées proposées par les acteurs originellement positionnés sur des processus métiers définis ou par ceux, plus généralistes, qui adaptent discours et offres pour cibler, au-delà des DSI, les directions financières, RH, relation client, marketing… Des acteurs dont l’expertise est centrée sur le digital (cf. spécialistes du “marketing automation” ou des interactions clients) prennent également position et viennent concurrencer, avec des offres nouvelles, ceux plus anciens sur ce marché.

      En réponse, certains se renforcent via l’acquisition de compétences digitales tierces ou fusionnent avec d’autres acteurs au périmètre complémentaire (cf. l’acquisition récente par OpenText des activités “customer communications management” de HPE ou encore en 2015 celle par ITESOFT de W4, spécialiste de la gestion de processus métiers).   

    • Pour en savoir plus, consultez l’e-Book MARKESS “Gérer les processus documentaires à l’ère du digital”.
    • Mercredi 21 septembre 2016 à 15h sur le Salon Solutions Démat’ (Paris – Porte de Versailles), assistez à l’atelier MARKESS “Optimiser la relation client grâce à la digitalisation des processus documentaires” qui présentera les retours d’expérience d’entreprises du Groupe Castel, LCL, OCIRP, Paneon et UGIPS Gestion…