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Étiquette : Alfresco

  • La sécurité des données en 2017

    La sécurité des données une priorité pour tous les dirigeants

    Par John Newton, CEO d’Alfresco

    En 2017, la sécurité des données sensibles sera une priorité pour tous les dirigeants d’entreprises. Plusieurs fuites massives ont fait la une des médias en 2016, avec parfois des conséquences désastreuses en termes de réputation, de coût et de confiance client. Au vu de l’impact significatif de ces fuites sur les résultats financiers et la rentabilité future, les décideurs et hauts dirigeants ont replacé la cybersécurité au premier rang des priorités.

    En matière de sécurité, la résilience implique avant tout de gérer la prolifération des données, qui ne montre pour l’instant aucun signe d’affaiblissement. Afin de protéger les données les plus sensibles, chaque entreprise doit adopter une stratégie de gestion holistique de l’information. Les décisions doivent prendre en compte la manière dont le contenu est géré et gouverné, l’objectif à terme étant d’éviter la suraccumulation d’informations.

    Les DSI vont concentrer les investissements dans l’identification granulaire des informations plutôt que dans les mesures paramétriques. 

    Selon le type d’entreprise, le volume d’informations digitales est en moyenne multiplié par deux tous les 3 à 9 mois. Face à la prolifération des données, la réaction instinctive est de vouloir tout protéger : en gardant les informations derrière des pare-feu hyper sécurisés, en déployant des technologies de prévention des pertes de données (DLP) au niveau du paramétrage et des commutateurs principaux, en utilisant les technologies d’inspection des paquets au niveau du paramétrage et en verrouillant les ports USB. Ces mesures contribuent certes à résoudre en partie le problème mais ne prémunissent pas contre de nouvelles violations. En 2017 et au-delà, on constatera chez les DSI une tendance à déterminer d’abord la nature précise des données à sécuriser, avant de définir des niveaux de sécurité différents selon le contenu. Cette nouvelle approche de la gouvernance permettra de clarifier ce qui doit être considéré comme du contenu sensible et de faciliter l’estimation des dommages éventuels en cas de violation. Il ne s’agit pas de verrouiller l’accès à davantage de données pour qu’elles soient inutilisables, mais de les rendre exploitables tout en les protégeant via une gouvernance invisible et omniprésente.

    Éliminer les risques de données redondantes, obsolètes ou inutiles

    À mesure que le contenu vieillit, il perd de sa valeur pour l’entreprise alors que les risques qu’il représente augmentent. Des études ont montré que jusqu’à 70 % des données d’entreprise sont redondantes, obsolètes ou inutiles (en anglais « redundant, obsolete and trivial » ou R.O.T.) et par conséquent hautement vulnérables. Dans l’affaire Edward Snowden, par exemple, les documents découverts étaient principalement des archives, pas particulièrement pertinentes pour Booz Allen, mais extrêmement pertinentes et dommageables pour le gouvernement américain. Ces archives contenaient des informations sensibles et l’employeur de Snowden n’avait à l’évidence pas mis en place en interne les contrôles, politiques et procédures nécessaires à assurer leur sécurité ; cette affaire a été lourde d’enseignement pour tous les DSI qui n’avaient jusqu’à lors pas beaucoup investi dans la gestion du cycle de vie du contenu. La masse d’informations générées ne peut tout bonnement pas être conservée indéfiniment sans poser de risques pour l’avenir. À un moment ou un autre, les informations doivent être catégorisées et certaines supprimées, en particulier les données inutiles. Dans le domaine de la gestion des informations, chacun sait qu’à mesure que le contenu vieillit, sa valeur pour l’entreprise décroît alors que les risques qu’il représente augmentent de manière exponentielle.

    L’essor de la « gouvernance appliquée » aux données non structurées : 

    Au début de l’année, une fuite massive concernant plus de 20 000 pages de documents ultra confidentiels sur des bâtiments destinés à la marine indienne, notamment les plans de sous-marins Scorpène, a été révélée. Cette fuite est un sérieux revers pour le gouvernement indien. Elle est aussi un exemple flagrant des conséquences d’une protection insuffisante des informations non structurées, telles que des plans stockés dans un logiciel vieillissant. Si vous transposez le cas des sous-marins indiens dans un scénario impliquant les plans d’une centrale nucléaire ou d’un appareil IdO grand public, vous prendrez pleinement la mesure de l’intérêt inestimable à conserver les données de manière sécurisée. Si des plans et fichiers non structurés sont physiquement copiés ou imprimés, ou encore transférés par voie électronique, comment pouvez-vous connaître l’existence de ce contenu ? D’autre part, de plus en plus de secteurs passent à la dématérialisation et les contenus physiques ne vont pas simplement disparaître ; il est nécessaire de trouver comment garder une trace de ce contenu, qui a encore de la valeur. Le suivi de ces « données obscures », en particulier dans l’industrie, sera l’une des priorités en matière de sécurité en 2017.

    Malheureusement, les cybercriminels sont de plus en plus organisés. Ils élaborent des attaques et tactiques de plus en plus sophistiquées pour provoquer un maximum de perturbations et de pertes financières pour les entreprises qui en sont victimes. Pour fortifier les défenses et résister en 2017, plutôt que de mettre en place des mesures paramétriques de sécurité supplémentaires pour protéger toutes les données, les entreprises devront d’abord analyser les contenus et les catégoriser pour identifier les données réellement sensibles et utiles. Davantage de ressources doivent être consacrées à évaluer et organiser les contenus (les données digitales, mais aussi les documents physiques qui ont encore de la valeur) et à supprimer de manière proactive les informations non pertinentes et inutiles. En adoptant cette approche en 2017, les entreprises pourront mieux résister aux menaces qui évoluent sans cesse et atténuer leur impact.

  • Contenus : les entreprises investissent-elles vraiment dans cet actif crucial ?

    La valeur des contenus

    Par John Newton, CEO d’Alfresco 

    Quand on parle de contenus, on part généralement du principe qu’il s’agit simplement de textes dans un document Word ou de données sur une feuille Excel, ou à la limite de contenu vidéo. Pourtant, on ne s’en rend généralement pas compte, mais tout ce que nous faisons dans notre vie quotidienne crée du contenu appelé à être traité par différentes organisations, depuis nos fichiers Excel traditionnels jusqu’aux applications de gestion d’emploi du temps en passant par les données de nos cartes de crédit, qui transitent jusqu’à notre banque.

    Pendant longtemps, les gens se sont contentés de ranger ce contenu sous la dénomination générique de « big data », ce flux infini d’information non structurée dont les organisations débordent. Mais ce contenu va bien au-delà du simple big data. Cette étiquette ne rend pas justice à la valeur véritable de l’information. En réalité, sans contenu, les entreprises seraient incapables de continuer à fonctionner. Elles ne pourraient fournir aucun des services que nous attendons d’elles. Ce contenu est si important qu’il peut subrepticement devenir le bien le plus précieux d’une organisation.

    On estime que le volume de contenu au sein des organisations aura doublé à la fin de la décennie. Pour une organisation moyenne, cela peut impliquer la gestion de près d’un milliard de données. Il est physiquement impossible de savoir précisément ce qu’est au juste tout ce contenu ou l’utilisation qu’il faut en faire. Si les collaborateurs devaient s’atteler à cette tâche, ils passeraient leur temps à lutter pour trouver le contenu dont ils ont besoin au lieu de travailler et d’être productifs. Pour pouvoir continuer à se développer et se doter d’avantages concurrentiels, les organisations doivent absolument résoudre les difficultés liées à leurs contenus avant qu’il ne soit trop tard – avant que ce précieux contenu ne devienne un poids trop lourd à porter.

    Cela implique de maîtriser ses processus : sans cela, aucun contenu ne peut se révéler de la moindre utilité. Lorsqu’une personne ou un processus a besoin d’accéder à une information ou de l’utiliser, le temps que cela nécessite doit absolument être pris en considération. Pour y parvenir, les organisations ont tout intérêt à se concentrer sur les besoins de l’utilisateur et sur le résultat escompté : il s’agit alors de s’intéresser aux axes de travail et aux processus des collaborateurs pour trouver des solutions. Dans ce cadre, il est nécessaire de s’appuyer sur des facteurs comme l’identité des collaborateurs, ce sur quoi ils travaillent, à quel niveau du processus ils se trouvent, avec qui ils travaillent et ce qu’ils essayent d’accomplir. C’est en adoptant cette approche sur mesure du contenu que toute entreprise, quelle que soit sa taille, peut parvenir à intensifier considérablement son engagement, accélérer son processus de prise de décision et apporter de la valeur ajoutée à son activité.

    Dans l’ère numérique où nous vivons aujourd’hui, qui voit les technologies évoluer à une vitesse incroyable, nous sommes amenés à créer de plus en plus de contenu, mais aussi à créer des moyens de gestion de contenu plus intuitifs. En améliorant ces moyens, nous atteindrons un jour un stade où les collaborateurs n’auront plus besoin de sacrifier leur productivité et leur temps de travail à la recherche du contenu dont ils ont besoin. Les technologies sur lesquelles nous nous appuyons commenceront à comprendre ce sur quoi nous travaillons et à nous fournir de façon intuitive d’autres contenus adaptés et utiles créés par nos équipes. Cela nous permettra d’intégrer harmonieusement les contenus et les processus à nos méthodes de travail actuelles, en optimisant la relation contextuelle qui lie l’utilisateur au contenu.

    Par exemple, imaginons que nous cherchions à redessiner un espace de bureaux. Nous pourrions instantanément accéder aux plans du bâtiment et à la réglementation locale, sans que cela n’oblige des collaborateurs à fouiller dans ce qui représente potentiellement des centaines de dossiers à la recherche de l’information requise. Les technologies intuitives de ce type présentent des possibilités d’application particulièrement intéressantes. Dans les services publics, elles peuvent permettre au contenu de devenir plus autonome au sein de l’organisation : dans un hôpital, le dossier de chaque patient pourrait se retrouver automatiquement, au moment voulu, dans les mains des médecins et pharmaciens concernés. De leur côté, les patients recevraient un traitement plus efficace sans avoir à faire de concessions sur la qualité des soins.

    Le fonctionnement de nos lieux de travail repose sur l’utilisation du contenu sous toutes ses formes. Si bien que le contenu est désormais devenu la valeur sur laquelle de nombreuses organisations s’appuient. Il joue un rôle crucial pour l’information des clients, la propriété intellectuelle et les rapports financiers. Mais il ne s’agit pas uniquement du contenu en lui-même : cela doit permettre à l’activité au quotidien d’évoluer en s’intégrant aux processus et aux axes de travail utilisés chaque jour. L’avenir de la diffusion efficace de contenu est à portée de main. Il est nécessaire pour les entreprises d’investir dès aujourd’hui dans la gestion de cet actif précieux et si crucial. 

  • Quand les dinosaures de l’industrie passent au numérique…

    La transition numérique de l’industrie 

    Par Stefan Waldhauser, Directeur Sénior Industrie Marketing d’Alfresco 

    Quand j’ai débuté dans le métier, je voyais les entreprises industrielles classiques comme de véritables « dinosaures », qui appartenaient à la « vieille économie ». Pour moi, il s’agissait de lents mastodontes menacés d’extinction imminente, rendus obsolètes par l’émergence de sociétés de haute technologie comme Nokia, Intel ou Microsoft. Dans mon esprit, ces industriels classiques offraient un contraste saisissant avec la « nouvelle économie » dans laquelle je travaillais. Du côté du high tech et des logiciels, tout était cool, l’innovation et le progrès infusaient toute chose. Du côté de l’industrie, c’était l’ennui, le cambouis, l’obsolescence. Mais cette distinction trompeuse entre le high tech et l’industrie s’estompe de plus en plus sous l’effet du passage progressif de l’industrie elle-même vers les hautes technologies numériques.  

    Nous constatons tous de nos propres yeux, dans de nombreux produits manufacturés, les signes extérieurs de cette transformation numérique. Aujourd’hui, tout se connecte au sein de ce qu’il est convenu d’appeler l’Internet des objets (IOT). La voiture est un exemple évident de cette transition accélérée vers le numérique et le tout-innovation. Quand on écoute de la musique en streaming via Bluetooth dans sa voiture, ou bien quand on utilise son GPS pour trouver sa route, ce sont autant d’indices manifestes du fait que la voiture est devenue un système mobile informatisé. lithium-ion cylindriques. Google travaille sur la voiture autonome. Et Bloomberg a récemment porté à notre attention l’investissement réalisé par Larry Page, le fondateur de Google, au sein de deux start-ups dont l’objectif est de développer des voitures volantes.

    Ces mutations technologiques sont spectaculaires, mais elles ne sont que les symptômes les plus visibles d’une transformation numérique plus profonde qui touche l’industrie elle-même en plein coeœur. 

    Aujourd’hui, les puces électroniques, capteurs et autres logiciels qui équipent toutes sortes de produits manufacturés nous enseignent que la plupart des objets de notre quotidien contiennent désormais des systèmes informatiques. On peut les connecter à Internet, les actionner ou les diagnostiquer à distance.

    Ce qui se cache derrière ce constat est un profond changement dans le processus de fabrication industrielle lui-même. Le passage de l’industrie au numérique ne prétend pas marcher autant à l’imagination que l’idée d’une voiture autonome, mais il n’en fait pas moins des entreprises industrielles traditionnelles l’équivalent des sociétés de high tech agiles qui dominent aujourd’hui le marché. Toute l’industrie n’a pas encore atteint ce stade, bien sûr. Mais la majorité des industriels tentent aujourd’hui de revoir leurs circuits d’innovation et le processus de fabrication de leurs produits, leur logistique et leur service clients. IDC estime que les industriels vont investir plus de 2 100 milliards de dollars pour réaliser leur transformation numérique d’ici 2019. Ils ont déjà dépensé 224 milliards de dollars sur des technologies allant dans ce sens. Comme le relève justement IDC, les facteurs qui poussent vers le tout-numérique sont l’orientation client, la volonté d’améliorer la qualité des produits, le besoin urgent d’innovation produit et la nécessité de pouvoir répondre le plus vite possible aux opportunités commerciales qui se présentent.[1]

    Qu’est-ce que la transition numérique de l’industrie ? 
    D’une manière générale, cela implique le passage au numérique non seulement des produits, mais des processus d’innovation et de collaboration et jusqu’aux procédés industriels eux-mêmes. La façon dont différents groupes au sein et hors de l’entreprise industrielle, disposant de différents types de savoirs spécialisés, peuvent collaborer joue un rôle crucial dans ce changement. De nos jours, les produits sont plus complexes et débordent sur différents domaines d’ingénierie, sans parler des frontières géographiques. Par conséquent, la collaboration dans tous les compartiments de fabrication du produit et au sein de toutes les spécialités que cela implique est plus fondamentale que jamais si l’on souhaite développer et encourager l’innovation autour des produits nouvellement numérisés. En outre, l’immense nombre de produits désormais connectés ou équipés de capteurs intégrés oblige les industriels à transformer la façon dont ils recueillent et analysent les données des utilisateurs et bouleverse leur vision du service client.

    Tous ces changements, et bien d’autres encore, ne font que renforcer le besoin de diffuser au sein de l’entreprise les informations liées au produit. Selon IDC, « l’information se trouve au cœur de ce nouvel écosystème numérique. Il convient donc de la traiter comme n’importe quel autre actif, en y associant une gouvernance adaptée et en investissant en conséquence afin de maximiser sa valeur dans l’organisation[2] ». Si on associe ce besoin croissant à l’émergence du cloud, du big data et des technologies mobiles, on obtient un mélange instable de changements synchrones qui nécessite de la stratégie, de la gouvernance et des processus adaptés. Mais le fait est que cette transition numérique change vraiment la façon de faire de l’industrie dans tous les domaines.

    C’est pourquoi la transition numérique est traitée, non comme une tâche isolée pour différents services, mais comme une initiative stratégique globale, dans la mesure où elle traverse l’intégralité de l’entreprise. Et le succès de ce programme de transition numérique permettra de déterminer pourquoi certains dinosaures du passé parviendront à survivre pour devenir les géants du high tech et du digital d’aujourd’hui mais aussi de demain.